Το να είσαι σύμβουλος είναι μια αρκετά απαιτητική συναυλία. Θα περάσετε πολύ χρόνο στο δρόμο, θα πρέπει συχνά να προσαρμοστείτε στις προσδοκίες των νέων πελατών και συχνά θα εργάζεστε αργά τη νύχτα, κοιτάζοντας την οθόνη του υπολογιστή σας και δημιουργώντας ένα πλήθος Excel και PowerPoint έγγραφα. Πώς οι σύμβουλοι το κάνουν όλο και παραμένουν αιχμηρές;
Εδώ είναι το μυστικό: Δεν το κάνουμε μόνο. Οι περισσότεροι σύμβουλοι βασίζονται σε διάφορα εργαλεία για να τα πάρουν μέσα από τις πολυάσχολες ημέρες τους. Έτσι, αν ψάχνετε τρόπους για να διευκολύνετε τη ζωή σας, ελέγξτε αυτές τις εφαρμογές, τα προϊόντα και τα εργαλεία που όλα εκτός από τη ζωή μου έσωσαν τα τελευταία τρία χρόνια ως σύμβουλος διαχείρισης.
1. Ασύρματο ποντίκι ταξιδιού
Ακούγεται κάπως ανόητο, αλλά με ακούει. Την πρώτη σας ημέρα ως σύμβουλος, θα είστε προικισμένοι με τον φορητό υπολογιστή σας - ο οποίος σύντομα θα γίνει η ζωή σας - και, αν είστε τυχερός, ένα ποντίκι. Δεν ήμουν τόσο τυχερός. Όταν άρχισα, βγήκα γρήγορα για να δουλέψω σε ένα έργο που περιλάμβανε πολλές ώρες εργασίας στον υπολογιστή μου και, χάρη στο μαξιλαράκι μου, έκανα σοβαρό πόνο στον δείκτη μου (σοβαρά).
Μετά από αυτό το έργο (και μια συμβουλή από τον φυσιοθεραπευτή μου), έψαξα ένα ποντίκι. Άρχισα με ένα φτηνό, ενσύρματο ποντίκι που ήταν ο πόνος που έπρεπε να ταξιδέψω, πριν βάλω τελικά τα μετρητά και ανακάλυψα τη δύναμη ενός ασύρματου ποντικιού καλής ποιότητας. Τώρα έχω ένα ελαφρύ ποντίκι που στην πραγματικότητα σπρώχνει επίπεδη όταν δεν χρησιμοποιείται, καθιστώντας το ιδανικό για να ρίξει στην τσέπη μου όταν τρέχει μεταξύ συναντήσεων ή stashing στο carry-on μου. Αλλά το πιο σημαντικό, μου επιτρέπει να εργάζομαι για ώρες χωρίς πόνο.
2. Smartphone με δυνατότητες πρόσδεσης
Ως σύμβουλος, δεν ξέρεις ποτέ πού θα δουλέψεις και επομένως δεν μπορείς ποτέ να είσαι σίγουρος ότι θα έχεις αξιόπιστη πρόσβαση στο διαδίκτυο. Έχουν περάσει αμέτρητες στιγμές όταν έφτασα σε έναν ιστότοπο πελάτη και είχα δυσκολία να συνδεθώ με το εταιρικό δίκτυο ή όταν βρισκόμουν σε αεροδρόμια με περιορισμένη ή ακριβή πρόσβαση WiFi.
Για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να κάνετε τη δουλειά σας όταν χρειάζεται, προσθέστε δυνατότητες tethering ή hotspot στο smartphone σας. Αυτό συχνά συνεπάγεται πρόσθετη χρέωση στο μηνιαίο τηλεφωνικό σας λογαριασμό και ίσως χρειαστεί να επενδύσετε σε ένα ελαφρώς μεγαλύτερο σχέδιο δεδομένων για να μπορείτε να το χρησιμοποιείτε τακτικά, αλλά η επένδυση αξίζει να μην λυθεί χωρίς διαδίκτυο όταν ο προϊστάμενός σας ή ένας ο πελάτης περιμένει κάτι. (Μια φορητή συσκευή WiFi όπως το MiFi θα λειτουργήσει επίσης, αλλά νιώθω σαν να θυμάμαι - το τηλέφωνό σας είναι ήδη μαζί σας όπου κι αν πάτε.)
3. Καθυστέρηση εξερχόμενου του Microsoft Outlook
Πόσες φορές έχετε χτυπήσει στείλετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μόνο για να συνειδητοποιήσετε ότι έχετε ξεχάσει να επισυνάψετε ένα έγγραφο, να αντιγράψετε όποιον υποτίθεται ότι συμπεριλαμβάνεται ή να αποδείξετε λάθη; Εάν είστε απασχολημένος, στερημένος από τον ύπνο σύμβουλος όπως εγώ, περισσότερες από μία φορές.
Έτσι, ένα από τα πράγματα που χρησιμοποιώ (και λέω κάθε νέα μίσθωση με το οποίο συνεργάζομαι να προσθέσω) είναι ένας "Κανόνας" στο Microsoft Outlook που καθυστερεί την αποστολή για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Σήμερα, κάθε μήνυμα που αποστέλλεται καθυστερεί κατά ένα λεπτό, εκτός αν προσθέσω μια ετικέτα "Υψηλής Προτεραιότητας", οπότε θα αφήσει αμέσως τα Outbox μου. Ο κανόνας είναι εύκολο να προστεθεί (ο ιστότοπος υποστήριξης του Microsoft Office έχει ένα μεγάλο φροντιστήριο για το πώς να το ρυθμίσετε) και με έσωσε από το να κάνει ένα ενοχλητικό λάθος πολλές φορές.
Εάν είστε χρήστης του Gmail, προσθέστε το εργαστήριο Undo Send Gmail για μια παρόμοια δυνατότητα. Δεν θα σας δώσει αρκετό χρόνο για να συνειδητοποιήσετε τα λάθη, αλλά μπορεί ακόμα να είναι ένας lifesaver όταν συνειδητοποιείτε αμέσως μετά να κάνετε κλικ στο κουμπί αποστολής ότι γράψατε λάθος το όνομα του παραλήπτη.
4. Αναγνώστης RSS Feed
Οι σύμβουλοι αναμένεται να είναι καλά εξοικειωμένοι με τα παγκόσμια θέματα, τις τάσεις της βιομηχανίας και την ηγεσία της σκέψης. Αλλά είμαστε πολυάσχολοι άνθρωποι - είναι δύσκολο να ζιζάνουμε μέσα από το χαρτί κάθε μέρα όταν έχουμε μόλις χρόνο να φάμε και να κοιμηθούμε έξω από την εργασία!
Αυτό που με βοήθησε περισσότερο από οτιδήποτε άλλο ήταν η δημιουργία ενός αναγνώστη ζωοτροφών (χρησιμοποιώ τη Feedly) όπου εγγραφώ σε δημοσιεύσεις που καλύπτουν συγκεκριμένα θέματα που σχετίζονται με την δουλειά μου: παγκόσμιες εφημερίδες, επαγγελματικές εκδόσεις, blogs βιομηχανίας, ειδήσεις για τους τρέχοντες και τους προηγούμενους πελάτες μου μαζί με ανταγωνιστές τους. Στη συνέχεια, όταν μπαίνω στην εργασία κάθε μέρα, αφιερώνω λίγο χρόνο στην ανάγνωση μέσω των τροφών μου. Αυτό με βοήθησε να μείνω ενήμερος για τις μεταβαλλόμενες συνθήκες της βιομηχανίας, αλλά μου επέτρεψε επίσης να καταλάβω περισσότερα για τους πελάτες μου και να έχουν ουσιαστικές συνομιλίες μαζί τους.
Εάν δεν διαθέτετε ήδη ένα πρόγραμμα ανάγνωσης RSS, ορίστε τον εαυτό σας σε ένα και βγάζετε ένα σύστημα για το πότε θα έχετε χρόνο να το διαβάσετε. Πολλοί έχουν επίσης εφαρμογές για κινητά, έτσι ώστε να μπορείτε να φτάσετε στην ταχύτητα στην καθημερινή σας μετακίνηση!
5. Google
Ξέρω, ακούγεται σαν ένα άλλο βασικό, αλλά έχω γνωρίσει πάρα πολλούς πρώτους συμβούλους που πραγματικά παίρνουν αυτή τη μεγαλοφυία αναζήτησης ως δεδομένο.
Σκεφτείτε: Οι σύμβουλοι αναμένεται συχνά να έχουν όλες τις απαντήσεις, αλλά συχνά δεν το κάνουμε! Είτε προσπαθείτε να καταλάβετε κάποια περίπλοκη τεχνική του Excel (πώς προσθέτετε ένα Macro Excel;) ή πρέπει να επιταχύνετε γρήγορα σε μια νέα βιομηχανία στην οποία εργάζεστε (ποιες είναι οι τελευταίες τάσεις στην υγειονομική περίθαλψη;), μερικές δεξιές δεξιότητες αναζήτησης Google μπορούν πραγματικά να έρθουν σε πρακτικό τρόπο κάνοντας να μοιάζετε ότι είστε πάνω από τα πάντα.
Δεν αρκεί να ξέρετε πώς να πληκτρολογείτε σε μια γραμμή αναζήτησης Google - πρέπει να ξέρετε πώς να ψάξετε σωστά. Μερικά από τα αγαπημένα μου κόλπα περιλαμβάνουν την αναζήτηση με τύπο αρχείου (πληκτρολογήστε "filetype:" και τη συντομογραφία αρχείου τριών γραμμάτων), ψάχνοντας σε όλες τις γλώσσες - κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις διασυνοριακές εργασίες (κάντε κλικ στο "Περισσότερα εργαλεία αναζήτησης" ξένες σελίδες ") - και περιήγηση στον κατάλογο δημόσιων δεδομένων της Google για σημαντικά στατιστικά στοιχεία.
Προσπαθήστε επίσης να ρωτήσετε το Google "Όποια ώρα είναι;" όταν προγραμματίζετε συναντήσεις σε όλο τον κόσμο, εισάγοντας τον αριθμό της πτήσης σας στην αναζήτηση της Google για να βρείτε γρήγορα την κατάσταση της πτήσης σας ή πληκτρολογώντας το σύμβολο του πελάτη σας για να λάβετε την τρέχουσα τιμή της μετοχής. Για περισσότερες ιδέες, επισκεφτείτε τις Συμβουλές και τα τεχνάσματα της Google.
Σύμβουλοι-πείτε μας ποια εργαλεία δεν θα μπορούσατε να πετύχετε χωρίς!
