Είναι δυνατό να έχετε μια λίστα υποχρεώσεων που σας ενεργοποιεί, σας βοηθά να δώσετε προτεραιότητα στην ημέρα σας και σας παρακινεί να συνεχίζετε μπροστά, ακόμα και μετά από αυτές τις αναπόφευκτες περισπασμούς ή αποτυχίες. Ωστόσο, τόσοι πολλοί άνθρωποι που γράφουν λίστες δεν είναι σε θέση να ελέγξουν τα πάντα μέχρι τις 6 μ.μ.
Και αυτό συμβαίνει κυρίως επειδή δεν κάνουν τις λίστες τους σωστά. Στην πραγματικότητα, πολλοί άνθρωποι συνήθως σκοτώνουν τη δική τους παραγωγικότητα.
Αν είστε ένοχοι για οποιοδήποτε από τα παρακάτω, ίσως να σας μιλήσω.
1. Ορίζετε την ώρα για τα βαμπίρ ενέργειας
Ακόμη και αν δεν έχετε ακούσει ποτέ αυτή τη φράση, ξέρετε ποιοι είναι αυτοί οι άνθρωποι: Σπάζουν την ενέργειά σας εστιάζοντας αποκλειστικά στον εαυτό τους και όχι στο καλό της ομάδας. Ο χρόνος και οι προτεραιότητές σας δεν καταχωρίζονται καν στο ραντάρ τους. Και για κάποιο λόγο, αυτός ο χρήστης σας στέλνει συνεχώς μηνύματα για να βοηθήσετε με κάτι, πολύ συχνά, ένα χρονοβόρο κάτι που καταλήγει στη λίστα των υποχρεώσεών σας (παρά το γεγονός ότι δεν έχει κανένα όφελος για εσάς).
Η λύση
Εύκολος. Εάν δεν πρόκειται για επείγον θέμα που αλλάζει την εταιρεία, μπορείτε να αποσυνδέσετε ευγενικά με ένα απλό "Είμαι κάτω από μια σύντομη προθεσμία τώρα και δυστυχώς δεν μπορώ να βοηθήσω αυτή την εβδομάδα." Εάν το άτομο παραμένει, ακολουθήστε μια ερώτηση που δείχνει Γιατί αυτό δεν ανήκει στο πιάτο σας: "Αυτή τη στιγμή δουλεύω. Εάν αυτό είναι επείγον, μπορώ να βγάλω τον διευθυντή μου και να τον ρωτήσω πώς θα ήθελε να δώσω προτεραιότητα ".
2. Είστε καταχωρίσετε στοιχεία που είναι ασαφή
Με απλά λόγια, οποιοδήποτε στοιχείο στη λίστα σας που δεν μπορεί να αναφερθεί ως ενέργεια δεν πρέπει να υπάρχει. Αυτό περιλαμβάνει τόσο καθήκοντα που είναι ασαφή (αποκρίνονται για το έργο) είτε πολλαπλών βημάτων (εκκίνηση νέας γραμμής). Είστε είτε κολλημένοι προσπαθώντας να θυμηθείτε σε ποιο έργο ήθελα να ανταποκριθείτε ή να κατακλύσετε την προοπτική να ξεκινήσετε μια γραμμή το απόγευμα.
Η λύση
Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε σαφείς φράσεις για τα αντικείμενα στη λίστα σας, χρησιμοποιήστε πάντα περισσότερες λεπτομέρειες από ό, τι νομίζετε ότι χρειάζεστε. Επειδή στις 4 μ.μ., οι 9 AM σκέψεις σας μπορεί να είναι μια μακρινή μνήμη. Και, όταν πρόκειται για αυτά τα μεγαλύτερα αντικείμενα, τα σπάστε σε μικρότερα βήματα. Στην πραγματικότητα, ένα στοιχείο στη λίστα σας μπορεί να είναι "Σχέδιο χρονοδιαγράμματος για νέα εκτόξευση γραμμής προϊόντος". Αυτός ο χρονοδιάγραμμα γίνεται τότε τα μικρότερα στοιχεία δράσης που μπορείτε να βάλετε στη λίστα σας κάθε εβδομάδα.
3. Φορτώνετε τη λίστα σας με πάρα πολλά αντικείμενα
Εάν ο κατάλογός σας είναι πιο ιδεαλιστικός από ό, τι μπορείτε να επιτύχετε ρεαλιστικά, ο ίδιος θέτετε τον εαυτό σας για αποτυχία και αποτρέποντας τον εαυτό σας από την επίτευξη αυτής της αίσθησης του τέλους της ημέρας της ολοκλήρωσης. Επιπλέον, όταν γράφετε πάρα πολλά πράγματα κάτω, είναι πιο πιθανό να το βρείτε πολύ αποθαρρυντικό. Δεν θα ξέρετε από πού να ξεκινήσετε και θα αυξήσετε την πιθανότητα αναβολής.
Η λύση
Η Belle Beth Cooper, δημιουργός περιεχομένου στο Buffer, μοιράστηκε τις παρακάτω συμβουλές με τον Jeff Haden της Inc. για το πως να ξαναδοκιμάσετε τη λίστα εργασιών σας:
Πώς καθορίζετε τι είναι το πιο σημαντικό; Είναι συνήθως εκείνες οι δραστηριότητες που είναι μετρήσιμες, καθώς και εκείνες που είναι γενετικές, δηλαδή όταν αυτές ολοκληρωθούν, μετακινούν ολόκληρο το έργο, την ομάδα ή την εταιρεία προς την επίτευξη στόχων.
4. Ξεχάσετε να προγραμματίσετε διαλείμματα
Σίγουρα, σε έναν ιδανικό κόσμο θα μπορούσατε να έρθετε στο γραφείο στις 9 π.μ. και να εργάζεστε ασταμάτητα μέχρι τις 6 μ.μ. Αλλά αυτό δεν είναι ένας ιδανικός κόσμος και θα πάρετε να διακόψετε, να πεινάσετε, και να πάρετε antsy συνεδρίαση για ώρες στο τέλος.
Η λύση
Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει μια βόλτα (την προσωπική μου αγαπημένη), να πάρετε κάτι για να φάτε ή να πιείτε, ή να επισκεφθείτε έναν χρήσιμο ή εμπνευσμένο δικτυακό τόπο. Χρειάζεστε ιδέες; Αυτή η λίστα αναδεικνύει 55 χρήσιμες και εμπνευσμένες ιστοσελίδες τέλειες για ένα γρήγορο διάλειμμα εργασίας.
5. Δεν επιτρέπετε στον εαυτό σας οποιοδήποτε χώρο απομόνωσης για διακοπές
Έχετε κάνει πολλή προσπάθεια να κατανοήσετε τις προτεραιότητές σας και να τις καταγράψετε. Αλλά τότε θα σας αποσπάσουν την προσοχή. Με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, από τον συνάδελφό σας, με τη διάλυση ειδήσεων - ο κατάλογος συνεχίζεται και συνεχίζεται. Έτσι, παρά όλη τη σκληρή δουλειά και τις αναφορές σε χρώμα-κωδικοποιημένες αναφορές, δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε το δεύτερο ότι το πρώτο επείγον μήνυμα έρχεται στα εισερχόμενά σας.
Η λύση
Αφήστε μερικά κενά στο πρόγραμμά σας κάθε μέρα όπου δεν προγραμματίζετε τίποτα. Αυτό θα σας δώσει περιθώρια για να εργαστείτε σε αυτές τις απροσδόκητες στιγμές. Στη χειρότερη περίπτωση? Δεν εμφανίζεται τίποτε επείγον και τελειώνετε νωρίς την ημέρα σας.
Επιπλέον, μπορείτε να προχωρήσετε σε πολλές διακοπές εάν είστε προληπτικοί: Κάντε την κατάστασή σας "απασχολημένη" σε οποιεσδήποτε εσωτερικές συνομιλίες, ρυθμίστε το τηλέφωνό σας να πηγαίνει κατευθείαν στο φωνητικό ταχυδρομείο και προσαρμόστε τις ρυθμίσεις email έτσι ώστε να ειδοποιείτε μόνο όταν σας ειδοποιούν συγκεκριμένα άτομα . (Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό στο Gmail και το Outlook.)
Δεν υπάρχει σωστός τρόπος για να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων, αλλά ο τρόπος με τον οποίο προσεγγίζετε τη δική σας μπορεί να κάνει ή να σπάσει την ημέρα σας. Έτσι, ανεξάρτητα από το τι χρησιμοποιείτε - μια εφαρμογή, τον υπολογιστή σας, την παλιομοδίτικη μάνδρα και το χαρτί - αποφύγετε αυτούς τους πέντε παραγωγούς της παραγωγικότητας και θα πάρετε τα σωστά πράγματα εγκαίρως .
