Δεν ξέρω για σας, αλλά μερικές φορές ξυπνάω και αισθάνομαι σαν να περνάω την ημέρα μου προσπαθώντας να μην πνιγώ στα εισερχόμενά μου. Προφανώς, αυτό δεν είναι μόνο ένα πρόβλημα που αντιμετωπίζω. σχεδόν κάθε επαγγελματίας που γνωρίζω αγωνίζεται να περάσει από τα μηνύματά του / της.
Υπάρχουν όμως κάποιες καλές ειδήσεις: Υπάρχουν σίγουρα τρόποι για να καταστήσετε τα εισερχόμενά σας πιο διαχειρίσιμα - και για να βρείτε κάποια, πήγα κατευθείαν στους ειδικούς. Παρακάτω είναι οι συνήθειες πέντε από τους πιο πολυάσχολους ανθρώπους στον κόσμο που χρησιμοποιούν για να κατακτήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Δείτε ποιες από αυτές μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βελτιώσετε τη στρατηγική σας.
1. Απαντούν γρήγορα
Ο Eric Schmidt, ο εκτελεστικός πρόεδρος της Google, έχει κάποιες φαινομενικά αντίθετες ιδέες: Απαντήστε γρήγορα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας. Εξηγεί το σκεπτικό του για το VentureBeat :
Υπάρχουν άνθρωποι που μπορούν να επικαλεσθούν για να ανταποκριθούν άμεσα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σε όσους δεν μπορούν. Προσπαθήστε να είστε ένας από τους πρώτους. Οι περισσότεροι από τους καλύτερους και πιο πολυσύχναστους ανθρώπους που ξέρουμε ενεργούν γρήγορα στα ηλεκτρονικά τους μηνύματα, όχι μόνο σε εμάς ή σε επιλεγμένους αποστολείς, αλλά σε όλους.
Παρόλο που δεν χρειάζεται να απαντάτε σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός τριών λεπτών από την εμφάνισή του στα εισερχόμενά σας, σημειώστε πόσο καιρό θα σας πήρε πραγματικά. Αν νομίζετε ότι ένα μήνυμα θα λάβει απάντηση μόνο 30 δευτερολέπτων ή δύο λέξεων, απαντήστε απλά καθώς το διαβάζετε. Εάν πρόκειται να χρειαστεί μεγαλύτερη απάντηση, στείλτε ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αφήνοντας το άτομο να γνωρίζει ότι το έχετε δει και πότε θα απαντήσετε. Θα λάβετε αμέσως κάποιο δρόμο για την εκτίμησή σας και την προσοχή σας.
2. Κάνουν την ηλεκτρονική αλληλογραφία
Ο πρώην επικεφαλής της εταιρείας Facebook και της εταιρείας μέσων ενημέρωσης, Randi Zuckerberg, έχει κάποιες συμβουλές μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας κάνουν να ξεφύγετε από τα τσιπ και το guacamole: Έχετε ένα συμβαλλόμενο μέρος για την εκκαθάριση των εισερχόμενων χρημάτων με μερικούς από τους συναδέλφους ή τους φίλους σας.
Φέρτε το κρασί, εκτοξεύστε ένα μεγάλο playlist, εξαερώστε το πώς μισείτε το πνιγμό σας με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο-και στη συνέχεια εστιάστε τις επόμενες ώρες στην εκκαθάριση όσο το δυνατόν περισσότερων μηνυμάτων, ενώ μοιράζεστε αστεία μηνύματα που βρίσκετε ή προ-συμβουλές που ανακαλύπτετε στην πορεία.
Η μετάβαση από τα εισερχόμενά σας δεν χρειάζεται να γίνεται με σιωπή στο γραφείο μόνος σας. μπορεί πραγματικά να είναι μια παράξενη συλλογική εμπειρία που δυνητικά φέρνει εσάς και τους συναδέλφους σας μαζί (γιατί ποιος δεν αγαπά να μιλάει με email;).
Ω, και προφανώς παραλείψτε το αλκοόλ, αν πραγματικά σχεδιάζετε να απαντήσετε στα μηνύματα και όχι μόνο τους πετάξετε στα σκουπίδια. Ή, πάρτε τις συμβουλές της Jen Dziura και γράψτε μερικά από τα πιο δύσκολα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ενώ τα αποθηκεύετε ως σχέδια και τα διαβάσετε την επόμενη μέρα πριν χτυπήσετε πραγματικά "στείλετε".
3. Προγραμματίζουν "Χωρίς Email" Ώρα
Πάρτε μια σελίδα από το βιβλίο του ενός από τους ηγέτες του ελεύθερου κόσμου, Μπαράκ Ομπάμα: Ο προσωπικός σας χρόνος είναι ιερός, οπότε μην το ξοδεύετε για πάντα για να φτάσετε στο inbox μηδέν. Όπως αναφέρθηκε από την 99U:
Ο πρόεδρος έχει τρεις στιγμές στο πρόγραμμά του που είναι αναμφισβήτητα του: το πρωινό προπόνηση, το δείπνο του με τις κόρες του και τη νύχτα μετά την οικογένειά του κοιμάται.
Παρόλο που μπορεί να φαίνεται εύκολο να συμπιεστεί σε ένα μόνο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια των εκτός ωρών, το κάνετε συνήθεια να λέτε όχι. Θα υπάρχουν πάντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να απαντήσετε και οι άνθρωποι που ισχυρίζονται ότι τα μηνύματά τους είναι επείγοντα ή σημαντικά. Σχεδιάζοντας αυτή τη γραμμή σημαίνει ότι θα είστε πιο παραγωγικοί όταν χρειάζεται πραγματικά να κατεβείτε στην επιχείρηση.
4. Χρησιμοποιούν το για να οργανωθεί
Ενώ δεν θα ήθελα να συστήσω απαραιτήτως τη χρήση των εισερχομένων ως λίστα των καθηκόντων σας, η ιδρυτής της LearnVest Alexa von Tobel έχει μια εξαίρεση στον κανόνα αυτό που μοιράστηκε με το Lifehacker:
Επίσης, έχω τη συνήθεια να αποστέλλω ηλεκτρονικά μηνύματα, καθώς ζουν στα εισερχόμενά μου. Τις Κυριακές βράδια καθίσω και γράφω όλα όσα πρέπει να συμβεί την επόμενη εβδομάδα. Φυτεύομαι τον εαυτό μου ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ώστε να μπορώ να κοιμηθώ πιο εύκολα (το to-dos είναι έξω από το κεφάλι μου), και μπορώ να είμαι σίγουρος γνωρίζοντας ότι η λίστα θα με περιμένει στο AM.
Κάνοντας τη λίστα των εργασιών σας όταν έχετε πάντα τα πάντα στο μυαλό σας (αντί για το πρωί, όταν είστε υπνηλία ή γκρίνια), απελευθερώνετε ένα άλλο μέρος της ημέρας σας για να δαπανηθείτε σε πραγματικά έργα αντί να προγραμματίζετε ό, θα το κάνεις.
5. Θα ξεκινήσουν το πρωί στα πρωινά
Πολλοί πολυάσχολοι άνθρωποι, όπως ο CEO της AOL Tim Armstrong και ο CEO της Virgin Money Jayne-Anne Gadhia, ξεκινούν τις μέρες τους να περάσουν από τα εισερχόμενά τους. Η Gadhia έχει σοβαρούς λόγους:
Το πρώτο πράγμα που κάνω είναι να κοιτάξω τα μηνύματά μου και να απαντήσω σε κάθε εξαιρετικό. Δεν μπορώ να σταματήσω να μην έχω κάνει!
Προφανώς θα πρέπει να ξοδεύετε χρόνο καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας σας μέσω emails, αλλά με ένα ξεκίνημα θα μπορούσατε να διευκολύνετε τα πράγματα, καθώς και να σας ενημερώσετε για τα πράγματα που πρέπει να κάνετε μόλις εισέλθετε στο γραφείο.
Υπάρχει ένας λόγος που πολλοί από αυτούς τους σούπερ πολυάσχολους ανθρώπους είναι τόσο επιτυχημένοι και χτυπάνε μια μικρή συμβουλή για την παραγωγικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εδώ και ποτέ δεν πονάει!
