Μου αρέσει να γράφω και αγαπώ όλους τους "κανόνες" που έρχονται μαζί του. Και ενώ παίρνω ότι copyediting μου tweets και θέσεις Facebook πριν μοιράζομαι τους με τον κόσμο είναι λίγο πολύ για τους περισσότερους ανθρώπους, νομίζω ότι υπάρχουν λίγοι κανόνες γραφής που πρέπει όλοι να ακολουθήσουμε -ιδιαίτερα στην εργασία.
Αλλά πολλοί από εμάς (συμπεριλαμβανομένου και εμού) τους σπάζουν καθημερινά, συχνά χωρίς καν να το συνειδητοποιούν. Και ενώ η τέλεια πεζογραφία μπορεί να μην είναι υψίστης σημασίας σε κάθε γραφείο ή βιομηχανία, πιθανόν κάποιος - ένας συνάδελφος, ένας πελάτης ή ο προϊστάμενός σας - ο οποίος παρατηρεί το γράψιμό σας και, ακόμα χειρότερα, κάνει μια κρίση του επαγγελματισμού σας με βάση αυτό .
Έτσι, προτού συντάξετε ένα άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λάβετε υπόψη τα πιο συνηθισμένα λάθη γραφής στο χώρο εργασίας και ακολουθήστε αυτόν τον οδηγό για να τα αποφύγετε.
1. Γράφοντας πολύ τυχαία
Παράδειγμα: Thx για ur feedback, Joe! Θα περάσει αύριο.
Είμαι αρκετά τυχερός για να δουλέψω σε ένα αρκετά περιστασιακό περιβάλλον-ένα που μπορούμε (και κάνουμε) να φορούν flip-flops για να δουλέψουμε και να μαζέψουμε γελοία τα Photoshopped στιγμιότυπα των προσώπων του άλλου.
Αλλά αυτή η περιπλοκότητα δεν είναι ο κανόνας για κάθε γραφείο, πράγμα που σημαίνει ότι είναι καλύτερο να είσαι πιο επίσημος παρά επιπόλαιος στην επαγγελματική σου γραφή. Παρόλο που προφανώς σημαίνει παράκαμψη συντομογραφιών και αργαλειών, σημαίνει επίσης να γράφετε σε πλήρεις προτάσεις, χρησιμοποιώντας τη σωστή ορθογραφία και να αποφεύγετε τα ψευδώνυμα. Μπορεί να έρθει μια εποχή που είστε αρκετά άνετοι για να μιλήσετε πιο άνετα με τον παραλήπτη του μηνύματός σας, αλλά στην επιχείρηση, είναι πάντα καλύτερο να το παίξετε ασφαλές (και επαγγελματικό) από το συγγνώμη.
2. Χρήση παθητικής φωνής αντί για ενεργή
Παράδειγμα: Το συνημμένο έγγραφο παραλήφθηκε από την ομάδα.
Ας το βγάλουμε από το δρόμο: Παθητική φωνή - δηλαδή, όταν ο παραλήπτης μιας ενέργειας είναι το αντικείμενο της φράσης (στην προκειμένη περίπτωση, του εγγράφου) - δεν είναι γραμματικά λανθασμένο. Ωστόσο, οι φράσεις που εκφράζονται παθητικά συχνά φαίνονται αδέξιοι ή άσκοπα ασαφείς. Η ενεργή φωνή - όταν το άτομο που αναλαμβάνει δράση είναι το αντικείμενο της πρότασης - είναι συνήθως πιο άμεσος και σαφής. Επίσης, ακούγεται πιο έγκυρη και μπορεί να είναι ένας καλύτερος τρόπος να δείξετε την κυριότητα ή την ευθύνη για όσα έχετε κάνει. ("Έχω αποθηκεύσει τον πελάτη $ 5.000" δείχνει το επίτευγμα σας πολύ καλύτερα από ό, τι "εξοικονομήθηκε $ 5.000").
3. Υπερθέρμανση των σημείων εξαπάτησης
Παράδειγμα: Γεια σου! Ελπίζω να είχατε ένα υπέροχο Σαββατοκύριακο! Θέλω να παρακολουθήσω την έκθεση του Q1 και ελπίζω ότι θα μπορέσετε να μου στείλετε το πιο πρόσφατο σχέδιο - όχι βιασύνη! :-)
Έχω σίγουρα τους λόγους για τους οποίους οι άνθρωποι παίρνουν θαυμασμό ευχαριστημένοι στο επαγγελματικό γράψιμο. Μπορεί να είναι εύκολο να παρερμηνευθεί ο τόνος ή το συναίσθημα πίσω από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν όχι για πολύ εμφανείς επιδείξεις ιδιοσυγκρασίας, και οι άνθρωποι συχνά πιτζουνίζουν το γράψιμό τους με θαυμαστικά σημεία σε μια προσπάθεια να δείξουν ότι είναι φιλικοί. Αλλά η αλήθεια είναι ότι απλά δεν είναι επαγγελματική - και χειρότερα, μπορεί να έρθει σε νεαρή ηλικία. (Το ίδιο ισχύει και για τα emoticons - ένα χαμόγελο πρόσωπο δεν θα πάρει ποτέ το σημείο σας σε έναν έξυπνο τρόπο.)
Θυμηθείτε ότι τα θαυμαστικά σημάδια έχουν σκοπό να δείξουν έμφαση και τείνουν να χάσουν το νόημά τους όταν χρησιμοποιούνται υπερβολικά. Χρησιμοποιήστε τα με φειδώ, και, όταν υπάρχει αμφιβολία, καθόλου.
4. Γράφοντας ασαφείς γραμμές θέματος
Παράδειγμα: Θέμα: Τρίτη; Σώμα: Χρειάζομαι την έκθεση Q1 που θα παραδοθεί την επόμενη Τρίτη.
Το θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να είναι μια σύντομη περίληψη αυτού που υπάρχει στο σώμα. Αυτή είναι μια πολύ απλή ιδέα που, κατά εκπληκτικό τρόπο, δεν έχει κατανοηθεί ακόμα από τη μεγάλη πλειονότητα του εργατικού κόσμου. Όμως, όταν οι περισσότεροι από εμάς λαμβάνουν πάνω από 200 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα και συχνά πρέπει να σαρώσουν μέσω ενός κουτιού εισερχόμενων σε μαρμελάδα για τα θέματα που ψάχνουμε, μπορεί να είναι μια ιδιαίτερα εξευτελιστική επιχείρηση που γράφει λάθος για να αφήσει τις γραμμές του θέματος ασαφείς.
Με όλη την επαγγελματική επικοινωνία, ο στόχος σας είναι να δώσετε σαφήνεια το συντομότερο δυνατόν - και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, που ξεκινά με τη γραμμή θέματος. Στο παραπάνω παράδειγμα, η "Έκθεση Q1: Λόγω της επόμενης Τρίτης" θα ήταν σαφέστερη από την απλή "Τρίτη".
5. Να πάρει Jargon-Happy
Παράδειγμα: Μπορείτε να τραβήξετε τους αριθμούς FS και να ελέγξετε ότι είναι παράλληλοι με τον αριθμό STH μας;
Παρόλο που μπορεί να σκεφτείτε ότι χρησιμοποιώντας τη βιομηχανία ή την εταιρία buzzwords σας κάνει να ακούγεται επαγγελματίας και γνωστός, θα νικήσει το σκοπό σας εάν κανείς δεν μπορεί να καταλάβει τι λέτε. Θυμηθείτε, ακόμα κι αν νομίζετε ότι ο άμεσος παραλήπτης σας θα ξέρει για τι μιλάτε, το μήνυμά σας θα μπορούσε να μεταφερθεί σε άλλους, εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Το καλύτερο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ειδοποίηση είναι αυτό που κάνει το σημείο σας (ή το αίτημά σας ή την απάντησή σας) άμεσα εμφανές και η ορολογία περιττεύει άσκοπα αυτόν τον σκοπό.
Ναι, όλοι παραβιάζουμε αυτούς τους κανόνες από καιρό σε καιρό (hey, έχω στείλει πολλά smiley πρόσωπο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου e-mail στην ημέρα μου). Και σε ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα απλό γραφείο σε έναν στενό συνεργάτη, κάθε τόσο; Πρόστιμο. Αλλά, γενικά, το καλύτερο στοίχημά σας είναι να το παίξετε ασφαλές, να παραμείνετε επαγγελματίας και να επανεξετάσετε το έργο σας για να διατηρήσετε αυτές τις κοινές αδικίες από τις γραπτές σας επικοινωνίες.
Θέλετε να συνεχίσετε να βελτιώνετε τη γραφή σας; Εδώ μπορείτε να γίνετε καλύτερος συγγραφέας μέσα σε 10 λεπτά.
