Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των ηλεκτρονικών μηνυμάτων και των φακέλων του Gmail

Γιατί θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των ηλεκτρονικών μηνυμάτων σας στο Gmail; Το Gmail είναι μια αξιόπιστη υπηρεσία και δεν θα διαγράψει μόνο τυχαία το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μία μέρα ή θα αποφασίσει ότι έχει γίνει και ακυρώσει το λογαριασμό σας. Ωστόσο, μπορείτε να διατηρήσετε αντίγραφο ασφαλείας των μηνυμάτων σας Gmail μόνο σε περίπτωση που θέλετε να είναι εκτός σύνδεσης.

Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να αποθηκεύσετε όλα τα μηνύματα Gmail εκτός σύνδεσης είναι να τα κατεβάσετε σε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε συγκεκριμένα μηνύματα μεταφέροντας τα έξω από το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και σε διαφορετικό φάκελο. Ορισμένες άλλες επιλογές περιλαμβάνουν τη ρύθμιση ενός κανόνα προώθησης για την αποστολή μηνυμάτων σε διαφορετικό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη χρήση μιας υπηρεσίας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ηλεκτρονικών μηνυμάτων ηλεκτρονικά.

Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να κάνετε λήψη των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook, Thunderbird ή κάποιο άλλο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έχουν ήδη μεταφορτωθεί στον υπολογιστή σας κάθε φορά που λαμβάνετε ένα νέο μήνυμα. Ωστόσο, ο λογαριασμός σας στο Gmail και το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε πρέπει να έχουν ενεργοποιημένο το POP, έτσι ώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μην διαγράφονται αν τα διαγράψετε από το Gmail.com.

Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:

1. Ενεργοποιήστε το POP στις ρυθμίσεις του Gmail.
   1. μεταβείτε στοΠροώθηση και POP / IMAPστην καρτέλα Gmail και βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία POP.
2. Ρυθμίστε το Gmail στον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις διακομιστή POP ( όχι IMAP ).
   1. Τα μηνύματα θα μεταφορτωθούν αυτόματα και θα αποθηκευτούν στον προεπιλεγμένο φάκελο όπου αποθηκεύονται όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
3. Αντιγράψτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάπου ασφαλή. Μπορείτε συνήθως να το κάνετε επιλέγοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και στη συνέχεια σύροντάς τα έξω από το πρόγραμμα και σε ένα φάκελο.
   1. Μπορείτε να κρατήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έτσι ώστε να μπορείτε εύκολα να περιηγηθείτε μέσα από αυτά όπως κάνετε τώρα στον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αλλά θα ήταν καλή ιδέα να τα αντιγράψετε από το πρόγραμμα και να τα βάλετε κάπου λίγο πιο δύσκολο να διαγράψτε κατά λάθος, όπως σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή σε έναν λογαριασμό αντιγράφου στο διαδίκτυο.

Αν πάτε αυτή τη διαδρομή, όλα τα μηνύματα εμφανίζονται στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακριβώς όπως τα έχετε πάντα δει. Ωστόσο, από τη στιγμή που χρησιμοποιείται το POP, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται συνεχώς στον υπολογιστή σας, ακόμα και αν διαγράψετε μηνύματα από το Gmail.com. θα παραμείνουν στον υπολογιστή σας όσο χρησιμοποιείται POP.

Το μόνο μειονέκτημα για την ανάκτηση POP είναι ότι εάν ο υπολογιστής σας κλαπεί ή σπάσει ή οι τοπικοί φάκελοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας καταστραφούν και δεν έχετε άλλο αντίγραφο ασφαλείας αλλού, έχετε χάσει ολόκληρο το αρχείο σας.

Σημείωση: Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων σας Gmail με ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου IMAP, αλλά επειδή οι αλλαγές που έγιναν στο διακομιστή αντανακλώνται σε ένα λογαριασμό IMAP, θα πρέπει να αποφύγετε τη διαγραφή μηνυμάτων από το Gmail.com εάν θέλετε να τα αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας τη στιγμή που τα διαγράφετε από το Gmail.com, το πρόγραμμα IMAP θα τα εμφανίσει ως διαγραμμένα).

Κάντε λήψη ενός αρχείου από το Google Takeout

Χρησιμοποιήστε τον ιστότοπο Google Takeout για να κάνετε λήψη ενός αρχείου ενός ολόκληρου λογαριασμού Gmail.

1. Ανοίξτε το Google Takeout και συνδεθείτε στο λογαριασμό σας Google αν σας ζητηθεί.
2. Κάντε κλικ στοΕΠΙΛΟΓΗ ΟΛΩΝ για να καταργήσετε την επιλογή κάθε επιλογής στη λίστα (εκτός εάν θέλετε να συμπεριλάβετε κάτι άλλο στο αντίγραφο ασφαλείας).
3. Μετακινηθείτε προς τα κάτω και βρείτε Ταχυδρομείο, και να την ενεργοποιήσετε κάνοντας κλικ στο κουμπί προς τα δεξιά.
   1. Προαιρετικά κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί και επιλέξτε τις ετικέτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να λάβετε, διαφορετικά θα λάβετε ένα αντίγραφο κάθε email.
4. Μεταβείτε στο κάτω μέρος της σελίδας και χτυπήστεΕΠΟΜΕΝΟ.
5. Επιλέξτε μια επιλογή αρχείου από τα τρία διαθέσιμα:
   1. Τύπος αρχείου: Διαλέγω .φερμουάρ ή .tgz. Οι χρήστες των Windows πρέπει να χρησιμοποιούν την επιλογή ZIP, ενώ το TGZ είναι το καλύτερο για άλλα λειτουργικά συστήματα.
   2. Μέγεθος αρχείου (max): Επιλέξτε μια επιλογή εδώ για το πόσο μεγάλο θέλετε να είναι το αρχείο του αρχείου. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα όριο 2 GB είναι κατάλληλο.
   3. Μέθοδος παράδοσης: Έτσι θα κατεβάσετε το αντίγραφο ασφαλείας του Gmail. Μπορείτε να λάβετε έναν σύνδεσμο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορείτε να κατεβάσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail στον υπολογιστή σας ή μπορείτε να επιλέξετε μια online επιλογή για να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας στο Google Drive, Dropbox, OneDrive ή Box.
6. Κάντε κλικΔημιουργία αρχείου ή (εάν επιλέξετε μια επιλογή τρίτου κατασκευαστή) ΣΥΝΔΕΣΜΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΡΧΕΙΩΝ​.
   1. Θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας ειδοποιεί όταν τελειώσει, ανεξάρτητα από την επιλογή που επιλέξατε στο προηγούμενο βήμα.

Τα αρχεία αρχειοθέτησης του Gmail εμφανίζονται σε μορφή MBOX, το οποίο είναι ένα πολύ μεγάλο αρχείο κειμένου. Τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Thunderbird μπορούν να διαβάσουν τα αρχεία MBOX εγγενώς. Για πολύ μεγάλα αρχεία αρχείων, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με MBOX αντί να προσπαθήσετε να αναλύσετε το αρχείο κειμένου.

Το Google Takeout προσφέρει μια προβολή στιγμιότυπου στο λογαριασμό σας στο Gmail. δεν υποστηρίζει την αύξηση της αρχειοθέτησης, οπότε θα πάρετε τα πάντα εκτός αν περιορίζεστε σε συγκεκριμένες ετικέτες. Παρόλο που μπορείτε να ζητήσετε αρχεία Takeout όποτε θέλετε, η χρήση του Takeout για επαναλαμβανόμενα αποσπάσματα δεδομένων δεν είναι αποτελεσματική. Αν χρειαστεί να τραβήξετε δεδομένα πιο συχνά από μία φορά σε ένα ημερολογιακό τρίμηνο, βρείτε μια εναλλακτική μέθοδο αρχειοθέτησης.

Χρησιμοποιήστε μια ηλεκτρονική υπηρεσία αντιγράφων ασφαλείας

Το Backupify υποστηρίζει προσωπικές πληροφορίες από το Facebook, το Flickr, το Blogger, το Ημερολόγιο Google και τις Επαφές, το LinkedIn, το Twitter και παρόμοιες υπηρεσίες. Προσφέρετε δωρεάν μια δοκιμή 15 ημερών προτού δεσμευθείτε να πληρώσετε για την υπηρεσία.

Εναλλακτικά, δοκιμάστε το Upsafe ή το Gmvault. Το Upsafe προσφέρει δωρεάν χώρο αποθήκευσης μέχρι 3 GB (με δωρεάν επιλογές για περισσότερα), ενώ το Gmvault είναι ένα έργο ανοιχτού κώδικα με υποστήριξη πολλαπλών πλατφορμών και ισχυρή κοινότητα προγραμματιστών.

Επιλεκτικά αρχειοθέτηση των κανόνων δεδομένων

Αν δεν χρειάζεστε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, εξετάστε μια πιο επιλεκτική προσέγγιση στην αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Προώθηση: Όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα που γνωρίζετε ότι θέλετε να κρατήσετε, προωθήστε το σε έναν λογαριασμό αρχειοθέτησης αλλού, όπως ένας άλλος λογαριασμός Gmail ή ακόμα και ένας άλλος παροχέας όπως ένας λογαριασμός Outlook ή Yahoo. Για να διατηρήσετε ένα αντίγραφο αυτού που στείλετε, χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτού του άλλου λογαριασμού στη γραμμή BCC των εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Αυτόματη προώθηση: Πείτε στο Gmail να αντιγράψει ή τυφλά αντιγράψει όλα τα ληφθέντα μηνύματα σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Συνταγή IFTTT:Ο ιστότοπος IFTTT δημιουργεί συνταγές (scripts που ορίζουν ότι όταν συμβαίνει το γεγονός X, θα πρέπει να ακολουθήσει το συμβάν Υ), ώστε να μπορείτε να ρυθμίσετε συγκεκριμένες ενέργειες του Gmail για να ενεργοποιήσετε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα. Οι συνταγές IFTTT είναι ιδιαίτερα χρήσιμες όταν πρέπει να ορίσετε συνήθεις κανόνες και να χρησιμοποιήσετε πόρους έξω από το οικοσύστημα της Google.
• Προώθηση σε Evernote ή OneNote: Ρυθμίστε το [email protected] αλλιώς να εισαγάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατευθείαν σε ένα εκχωρημένο σημειωματάριο OneNote ή να χρησιμοποιήσετε την προσαρμοσμένη διεύθυνσή σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Evernote για να καταγράψετε μηνύματα στο Evernote.

Σκεφτείτε προτού κάνετε αρχειοθέτηση!

Υπάρχει μια ολόκληρη βιομηχανία των υπηρεσιών δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που υποδηλώνουν ότι πρέπει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, για να μην χάσουν μια μέρα μαγικά για πάντα.

Παρόλο που η Google μπορεί να διαγράψει τον λογαριασμό σας για παραβίαση όρων παροχής υπηρεσιών ή ένας χάκερ μπορεί να αποκτήσει τον έλεγχο του λογαριασμού σας και να διαγράψει μέρος ή το σύνολο του αρχείου σας, αυτά τα αποτελέσματα είναι σχετικά σπάνια. Η Google, ως πάροχος που βασίζεται σε σύννεφο μιας ισχυρής πλατφόρμας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν έχει την τάση να χάνει μηνύματα ή να διαγράφει τυχαία λογαριασμούς χωρίς λόγο.

Παρόλο που μπορεί να έχετε νόμιμο λόγο για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του λογαριασμού σας, τα αντίγραφα ασφαλείας δεν είναι συνήθως απαραίτητα. Μπορούν πραγματικά να ανοίξουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε ακόμα μεγαλύτερη διαρροή δεδομένων καθώς συνδέετε άλλα προϊόντα και υπηρεσίες με τα εργαλεία λογαριασμού Gmail που ίσως δεν είναι τόσο ασφαλή όσο η πλατφόρμα cloud της Google.