Ένας πίνακας βάσης δεδομένων είναι όπου αποθηκεύονται οι πραγματικές σας πληροφορίες. Αναφορές είναι αυτό που η Microsoft Access περιλαμβάνει για εμάς καλύτερα βλέπω αυτά τα δεδομένα, όπως για παρουσιάσεις, εκτυπώσιμα σχήματα, εκθέσεις διαχείρισης ή ακόμη και ως απλή περίληψη του τι αντιπροσωπεύουν οι πίνακες.
Μια αναφορά μπορεί να έχει κεφαλίδες που χρησιμοποιούνται για τίτλους ή εικόνες που συνοψίζουν τι αντιπροσωπεύει μια στήλη και κάθε αναφορά απαιτεί μια ενότητα λεπτομερειών που περιέχει τα ορατά δεδομένα από τη βάση δεδομένων. Τα υποσέλιδα είναι επίσης μια επιλογή, η οποία συνοψίζει τα δεδομένα από την ενότητα λεπτομερειών ή περιγράφει τους αριθμούς σελίδων.
Οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα ομάδας επιτρέπονται, οι οποίες είναι ξεχωριστές προσαρμοσμένες περιοχές όπου μπορείτε να ομαδοποιήσετε τα δεδομένα σας.
Παρακάτω δίνονται οδηγίες για την αυτόματη δημιουργία επαγγελματικά μορφοποιημένων αναφορών από τις πληροφορίες της βάσης δεδομένων μας. Είναι μερικά κουμπιά μακριά.
Πώς να κάνετε μια αναφορά στο MS Access
Τα βήματα για την εκπόνηση αναφορών MS Access είναι λίγο διαφορετικά ανάλογα με την έκδοση της Access που χρησιμοποιείτε:
Microsoft Access 2016
-
Με άνοιγμα ενός πίνακα στην Access, μεταβείτε στο Δημιουργώ και μετά επιλέξτε το Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ κουμπί από το Αναφορές Ενότητα.
-
Σημειώστε το Εργαλεία διάταξης αναφοράς που είναι τώρα ορατή στην κορυφή της Microsoft Access:
- Σχέδιο: Ομαδοποιήστε και ταξινομήστε στοιχεία στην αναφορά, προσθέστε κείμενο και συνδέσμους, εισάγετε αριθμούς σελίδων και τροποποιήστε, μεταξύ άλλων, τις ιδιότητες του φύλλου.
- Κανονίζω: Ρυθμίστε το τραπέζι που πρόκειται να στοιβάζεται, πίνακες, κ.λπ. μετακινήστε τις σειρές και τις στήλες πάνω ή κάτω και αριστερά και δεξιά. συγχώνευση και διαίρεση των στηλών και των γραμμών. ελέγχουν τα περιθώρια. και να φέρει στοιχεία στο "μπροστινό" ή "πίσω" σε μια μορφή στρωμάτων.
- Μορφή: Περιλαμβάνει τα κανονικά εργαλεία μορφοποίησης επεξεργαστή κειμένου, όπως έντονους χαρακτήρες, πλάγια γραφή, υπογράμμιση, κείμενο και χρώμα φόντου, μορφοποίηση αριθμών και ημερομηνιών, μορφοποίηση υπό όρους κ.λπ.
- Εγκατάσταση σελίδας: Σας επιτρέπει να προσαρμόζετε το συνολικό μέγεθος της σελίδας και να αλλάζετε το τοπίο και το πορτρέτο.
-
Αυτό είναι!
Microsoft Access 2010
Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2010, ανατρέξτε στην ενότητα Δημιουργία αναφορών στην Microsoft Access 2010.
Microsoft Access 2000
Για αυτό το σεμινάριο που αφορά μόνο το MS Access 2000, πρόκειται να χρησιμοποιήσουμε τη βάση δεδομένων δείγματος Northwind. Βλ. Τρόπος εγκατάστασης της Βάσης Δεδομένων Northwind πριν ξεκινήσετε αν δεν έχετε ήδη αυτή τη βάση δεδομένων.
-
Αφού ανοίξετε το Northwind, θα εμφανιστεί το κύριο μενού βάσης δεδομένων. Συνεχίστε και κάντε κλικ στο Αναφορές επιλογή για να δείτε μια λίστα με τις διάφορες αναφορές που περιλαμβάνονται στη βάση δεδομένων δείγματος της Microsoft.
- Εάν θέλετε, κάντε διπλό κλικ σε μερικά από αυτά και θα έχετε μια αίσθηση για τις αναφορές που εμφανίζονται και για τους διάφορους τύπους πληροφοριών που περιέχουν.
-
Μόλις ικανοποιήσετε την περιέργειά σας, κάντε κλικ στο Νέος και θα ξεκινήσουμε τη διαδικασία δημιουργίας μιας αναφοράς από την αρχή.
-
Στην επόμενη οθόνη που θα εμφανιστεί θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τη μέθοδο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε την αναφορά. Θα χρησιμοποιήσουμε το Οδηγός αναφοράς που θα μας οδηγήσει βήμα-βήμα στη διαδικασία δημιουργίας.
- Αφού μάθετε τον οδηγό, ίσως θελήσετε να επιστρέψετε σε αυτό το βήμα και να διερευνήσετε την ευελιξία που παρέχεται από τις άλλες μεθόδους δημιουργίας.
-
Πριν φύγουμε από αυτήν την οθόνη, θέλουμε να επιλέξουμε την πηγή δεδομένων για την αναφορά μας. Αν θέλετε να ανακτήσετε πληροφορίες από έναν μόνο πίνακα, μπορείτε να το επιλέξετε από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο. Εναλλακτικά, για πιο σύνθετες αναφορές, μπορούμε να επιλέξουμε να βασίσουμε την αναφορά μας στην έξοδο ενός ερωτήματος που σχεδιάσαμε προηγουμένως.
- Για παράδειγμα, όλα τα δεδομένα που χρειαζόμαστε περιλαμβάνονται μέσα στο Υπαλλήλους πίνακα, οπότε επιλέξτε αυτόν τον πίνακα και πατήστε Εντάξει.
-
Τελείωσες!
