Εάν λέτε τη λέξη "συνάντηση" με την ομάδα σας, είναι πολύ πιο πιθανό να συναντήσετε με στεναγμούς και μούδιασμα του "Γιατί;" και όχι "Heck yeah! Δεν μπορούμε να περιμένουμε! "
Ένας από τους λόγους που πολλές συνεδριάσεις τείνουν να περάσουν τόσο άσχημα είναι επειδή δεν ξεκινούν σωστά. Όπως ίσως έχετε παρατηρήσει, τα πρώτα λεπτά καθορίζουν συχνά τον τόνο για το υπόλοιπο της. Αν δεν έχει μια ισχυρή εκκίνηση, τα μέλη της ομάδας σας θα βγουν έξω ή θα βγουν εκτός δρόμου. Και δεν ξέρετε τίποτα αισθάνεται χειρότερο από το να οδηγήσετε μια συζήτηση και βλέποντας τους ανθρώπους να αρχίζουν να ρίχνουν ματιές στο τηλέφωνό τους.
Φυσικά, αν έχετε πάρει το χρόνο να προετοιμαστεί, μπορείτε να αποφύγετε αυτό. Μετά από όλα, οι συναντήσεις σας δεν πρέπει να συμβαίνουν μόνο με αυτόματο πιλότο. Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε το καθένα ξεκινώντας από την ημερήσια διάταξη και να περιπλανηθείτε. Αντ 'αυτού, μπορείτε να το ξεκλειδώσετε με διάφορους τρόπους.
1. Πείτε σε όλους τι είναι η συνάντηση
Οι περισσότεροι άνθρωποι είναι συντονισμένοι στο WIIFM (What's In It For Me;). Για να προσελκύσετε τους συμμετέχοντες, πρέπει πρώτα να τους υπενθυμίσετε γιατί κάθονται σε ένα δωμάτιο μαζί σας, τραβηγμένοι μακριά από το έργο τους. Ναι, αναφέρατε πιθανώς κάτι όταν ορίσατε τη συνάντηση, αλλά είναι πάντα καλό να επαναλάβετε τον σκοπό. (Συμβουλή: Αν δεν μπορείτε να καταλήξετε σε ένα συναρπαστικό σκοπό, θα πρέπει πιθανώς να ακυρώσετε τη σύσκεψη.)
Στη συνέχεια, ακολουθήστε το με το γιατί η ομάδα σας είναι εκεί ειδικά για να συζητήσει αυτό το θέμα. Δεν χρειάζεται να υποδεικνύετε σε κάθε μέλος και να μοιράζεστε γιατί αυτός ή αυτή χρειάζεται στη συνάντηση, αλλά πρέπει να καταστήσετε σαφές ότι όλοι υπάρχουν για κάποιο λόγο. "Ως ομάδα μάρκετινγκ της εταιρείας, εξαρτάται από εμάς να βρούμε τρεις σοβαρές ιδέες για να μεγαλώσουμε το κοινό μας το επόμενο τρίμηνο" ή "Όλοι σε αυτό το δωμάτιο συνιστάται από τον διευθυντή σας λόγω των δεξιοτήτων του οργανισμού σας." (Και πάλι, η συνάντηση που δεν έχει σκοπό, δεν τον κάνει να παρευρεθεί.)
2. Ενθαρρύνετε τη θετικότητα
Πώς ξεκινάτε τη συνάντηση τείνει να υπαγορεύει πώς το υπόλοιπο πηγαίνει. Εάν η σύσκεψη ξεκινά με διαμαρτυρίες, γκρινιάζοντας, και κλαψουρίζοντας, θα μπορούσε τελικά να τελειώσει και με αυτόν τον τρόπο. Από την άλλη πλευρά, εάν ανοίγετε με αισιοδοξία, μπορεί να έχει θετικό αντίκτυπο στο υπόλοιπο της συζήτησης.
Θα μπορούσατε να ζητήσετε από τα μέλη της ομάδας σας να μοιραστούν κάθε κάτι που πηγαίνει καλά. Ή, αν η ομάδα είναι πάρα πολύ μεγάλη, θα μπορούσατε να ξεκινήσετε παραχωρώντας την ομάδα για ένα πρόσφατο επίτευγμα - είτε είναι μεγάλο είτε μικρό. Ανεξάρτητα από το τι συμβαίνει στην εταιρεία σας ή στο τμήμα σας, είναι το κλειδί για να ξεκινήσετε τη συζήτηση σε μια αναζωογονητική σημείωση. Διαφορετικά, οι άνθρωποι αρχίζουν να συνδέουν συναντήσεις με διαλέξεις, κακά νέα και απογοητευτικές αναφορές.
3. Μοιραστείτε μια Εκπληκτική Στατιστική ή Πιθανή Απόσπασμα
Μια εκπληκτική στατιστική ή μια διορατική προσφορά δεν είναι μόνο ένα καλό ανοιχτήρι για μια ομιλία. Μπορεί επίσης να είναι η χορτονομή για μια μεγάλη συζήτηση. Αφήστε την ομάδα σας να διαρκέσει λίγα λεπτά για να συζητήσει τι σημαίνει πριν προχωρήσετε στον κύριο σκοπό της συνάντησης.
Προφανώς, θα πρέπει να είναι ένα stat ή ένα quote που σχετίζεται κατά κάποιον τρόπο με το περιεχόμενο της συνολικής συνάντησης. Ίσως είναι αριθμοί από τις πρόσφατες προβλέψεις ανάπτυξης της εταιρείας, ή ίσως είναι ένα συγκλονιστικό απόσπασμα από μια νέα βιομηχανική μελέτη. Ό, τι και να είναι, θα πρέπει να είναι αρκετά σημαντικό ώστε να κρατά την ομάδα σας εστιασμένη και εν κινήσει.
4. Πείτε μια ιστορία
Μια ιστορία μπορεί να διδάξει ένα ηθικό, να ενσταλάξει ένα σημαντικό μάθημα, ή ακόμα και να κάνει τους ανθρώπους να γελούν. Το καλύτερο μέρος για αυτό είναι ότι δεν προέρχεται από το στόμα σας, το οποίο μαλακώνει "το χτύπημα" (εάν χρειάζεται μαλάκωμα χτυπήματος).
Όπως ένα απόσπασμα ή ένα stat, θα πρέπει να μοιραστείτε μια ιστορία που σχετίζεται με τη συνάντηση με κάποιο τρόπο. Ωστόσο, έχετε λίγο περισσότερη ευελιξία εδώ. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να μοιραστείτε μια ιστορία επιτυχίας. κάτι που πήγε καλά με έναν πελάτη, ή ένα μέλος της ομάδας που πήγε πάνω και πέρα από την κλήση του καθήκοντος. Ή μπορείτε να μιλήσετε για κάτι που έχετε διαβάσει προσφάτως με μια απίστευτα επιτυχημένη ανάπτυξη προϊόντων που σας έκανε να ξανασκεφτείτε τη στρατηγική που ορίσατε αρχικά. Οι άνθρωποι τείνουν να συνδέονται καλά με ένα ανέκδοτο ανεξάρτητα από το πλαίσιο. Για να μην αναφέρουμε ότι παίρνει την καρδιά που εμπλέκεται στη διαδικασία σκέψης, αντί μόνο στο μυαλό.
Μια καλή συνάντηση είναι ένα κομμάτι μιας μορφής τέχνης, οπότε δώστε στον εαυτό σας κάποιο χρόνο για να καταλάβετε τη ροή. Τα πράγματα μπορεί να μην πάνε τέλεια την πρώτη φορά, αλλά υπάρχει πάντα περιθώριο βελτίωσης εάν βάζετε προσπάθεια για να το κάνετε να λειτουργήσει.
