Γρήγορη ερώτηση: Ενθουσιάζετε όταν εμφανίζεται μια επίσκεψη συνάντησης στο ημερολόγιό σας; Πάω να υποθέτω ότι η απάντηση είναι όχι. Και ακόμη συχνές - μερικές φορές ακόμη και καθημερινές - συναντήσεις αποτελούν μέρος του πολιτισμού σε πολλές εταιρείες.
Νομίζω ότι τις περισσότερες φορές οι συναντήσεις του προσωπικού είναι χάσιμο χρόνου. Βέβαια, καταλαβαίνω ότι όλα τα hands-togethers είναι απαραίτητα σε κάθε περίσταση. Αλλά τις περισσότερες φορές, υπάρχουν άλλοι, πιο αποτελεσματικοί τρόποι για να κρατήσετε τον καθένα στην επιχείρησή σας ή στο τμήμα σας μέχρι να επιταχυνθεί το τι συμβαίνει στο γραφείο.
Εδώ είναι τέσσερα πράγματα που πρέπει να εξετάσετε την επόμενη φορά που σκέφτεστε να προγραμματίσετε μια συνάντηση.
1. Οι διακοπές είναι παραγωγικοί (και δυνητικά κερδοφόροι) Killers
Όταν έκανα κάποια μαθηματικά και συνειδητοποίησα ότι μια συνάντηση μιας ώρας με 17 άτομα (το μέγεθος του προσωπικού της ShortStack, συμπεριλαμβανομένου του απομακρυσμένου προσωπικού που μας συνοδεύει μέσω του Google+ Hangouts) είναι πραγματικά μια 17ωρη συνάντηση, έκανα αμέσως μια πρόταση να μειώσουμε τη συνάντησή μας κάθε δεύτερη εβδομάδα.
Αν θέλετε κάποιο κίνητρο για να μειώσετε το χρόνο που δαπανούν εσείς και το προσωπικό σας στις συναντήσεις, ελέγξτε το MeetingCalc. Όταν συνδέετε το μέσο μισθό της ομάδας σας, συν τον αριθμό των συμμετεχόντων στη συνάντηση και στη συνέχεια δείτε το κόστος του χρόνου που δαπανάται, οι πιθανότητες είναι πολύ καλές που θα κάνετε κάποιες αλλαγές επίσης. Θεωρήστε ότι μια συνάντηση μιας ώρας με 17 υπαλλήλους που κάνουν κατά μέσο όρο 40.000 δολάρια ετησίως κοστίζει 232.88 δολάρια. Εάν συναντάτε καθημερινά ή ακόμα και μερικές φορές την εβδομάδα, η τιμή αυτή αυξάνεται γρήγορα.
2. Instant Messaging είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να πάρετε τα περισσότερα νέα πιο γρήγορα
Στο ShortStack, χρησιμοποιούμε μια εφαρμογή μηνυμάτων που ονομάζεται Slack. Ο καθένας έχει δικό του λογαριασμό, ο οποίος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ιδιωτική επικοινωνία μεταξύ των μελών του προσωπικού, και στη συνέχεια υπάρχουν κανάλια που περιλαμβάνουν όλα τα μέλη ορισμένων υπηρεσιών.
Για παράδειγμα, έχουμε ένα "γενικό" κανάλι όπου οι ειδήσεις που επηρεάζουν όλους βγαίνουν. ένα "αναπτυξιακό" κανάλι στο οποίο τα μέλη της ομάδας dev, που περιλαμβάνει κάποιο απομακρυσμένο προσωπικό, μοιράζονται ενημερώσεις σχετικά με τις τεχνικές αλλαγές και ένα κανάλι "υποστήριξης" για συζητήσεις σχετικά με θέματα υπηρεσιών πελατών.
Και συχνά, χρησιμοποιούμε Slack αντί για συναντήσεις. Για παράδειγμα, πρόσφατα σχεδιάσαμε ξανά το ιστολόγιό μας και ήταν ένα μεγάλο έργο. Ορισμένες επιχειρήσεις μπορεί να νιώθουν ότι είναι απαραίτητο να πραγματοποιήσουν μια συνάντηση για να κάνουν μια τέτοια ανακοίνωση. Ωστόσο, αυτή ήταν η κατάλληλη στιγμή για να χρησιμοποιήσουμε το "γενικό" chat room μας. Καταγράψαμε τη σημείωση ότι το νέο ιστολόγιο ήταν έτοιμο και πρότεινε σε όλους να το ελέγξουν. Εάν αυτή ήταν μια μεγαλύτερη αλλαγή, ας πούμε, μια αλλαγή πλατφόρμας που απαιτούσε ένα demo, θα είχαμε μια γρήγορη συνάντηση προσωπικού. Αλλά δεδομένου ότι ήταν κάτι που όλη η ομάδα μπορούσε να ελέγξει για το δικό τους χρόνο, επιλέξαμε να κολλήσουμε με το chat room.
(Ω, και έχουμε επίσης ένα "τυχαίο" κανάλι, στο οποίο μοιραζόμαστε πράγματα που δεν έχουν καμία σχέση με την εργασία: βίντεο ανόητα-ανθρώπινα κόλπα, σημαντικά νέα για την κατάσταση του γάμου Jay Z και Beyoncé, .)
3. Υπάρχουν άλλοι τρόποι να συναντηθούμε
Μερικά μέλη της ομάδας ανάπτυξης ShortStack κάνουν μια βόλτα μαζί κάθε απόγευμα στις 3 μ.μ. περίπου. Ναι, είναι τεχνικά σε μια συνάντηση, συζητώντας την πρόοδο των διαφόρων έργων στα οποία εργάζονται, αλλά αισθάνεται διαφορετική από μια τυπική συνάντηση στο γραφείο. Γνωρίζω ότι η άσκηση παίρνει το αίμα μου ρέει και με κάνει να σκέφτομαι καλύτερα, γι 'αυτό είμαι σε πλήρη υποστήριξη αυτών των απογευματινών περιπάτων και συνομιλιών.
Επιπλέον, δεν είναι ασυνήθιστο για την ομάδα ανάπτυξης να εργάζεται σε έργα που δεν αφορούν το υπόλοιπο γραφείο. Οι απογευματινές βόλτες τους είναι η ιδανική στιγμή για να συζητήσουν για τα έργα αυτά και να έχουν το δικό τους είδος "συνάντησης προσωπικού" χωρίς να χρησιμοποιήσουν τον χρόνο όλων των άλλων εργαζομένων για κάτι που δεν μπορεί να τους επηρεάσει ή να τους εμπλέξει.
Έχω επίσης διαβάσει την έρευνα που δείχνει ότι οι συναντήσεις περπατήματος αυξάνουν τη δημιουργική σκέψη, κάτι που ο καθένας θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει λίγο περισσότερο. Και έχω διαβάσει ότι το περπάτημα σε μια ομάδα κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται πιο συνεργάσιμος, αφού όλοι κινούνται προς την ίδια κατεύθυνση, κυριολεκτικά, σε αντίθεση με το να κάθεστε γύρω από ένα τραπέζι. (Περισσότερα για τα οφέλη των συναντήσεων με τα πόδια).
4. Κάθε συνάντηση πρέπει να προγραμματιστεί με παραγωγικότητα στο μυαλό
Υπάρχει χρόνος και χώρος για μεγαλύτερες συναντήσεις προσωπικού. Αλλά όταν έρχεται αυτή η ώρα, θα πρέπει να σιγουρευτείτε ότι θα αξιοποιήσετε στο έπακρο το ελάχιστο χρονικό διάστημα διαθέτοντας μια ατζέντα και ίσως ακόμη και σαφώς καθορισμένους στόχους. Στο ShortStack, ο βοηθός γραφείου μας στέλνει ένα email λίγες ημέρες πριν από τις συναντήσεις μας κάθε εβδομάδα ζητώντας στοιχεία της ημερήσιας διάταξης. Στη συνέχεια, έχουμε ένα άτομο από κάθε τμήμα να δώσει μια γρήγορη ενημέρωση τριών λεπτών σχετικά με το τι συμβαίνει στο περιεχόμενο / PR, πωλήσεις, υποστήριξη πελατών, ανάπτυξη και άλλα τμήματα. Αυτό είναι όταν δίνω επίσης την ενημέρωση "κατάσταση της επιχείρησης" και υποβάλλω ευρείες αιτήσεις της δικής μου. Στις περισσότερες εβδομάδες, η συνάντηση του προσωπικού μας διαρκεί περίπου 40 λεπτά, το μέγιστο.
Αυτές οι συναντήσεις συνέβαιναν κάθε εβδομάδα και διαρκούνταν περισσότερο από κάθε ενημέρωση του κάθε ατόμου. Δεδομένου ότι μειώσαμε τη συχνότητα και το μήκος, παρατηρήσαμε επίσης ότι έχουμε πιο αυτοσχέδιες συναντήσεις μεταξύ μικρότερων ομάδων. Φαίνεται να κάνει το προσωπικό να αισθάνεται πιο εξουσιοδοτημένο για να πάρει τα σημαντικά και έγκαιρα πράγματα που χειρίζονται, και στη συνέχεια μοιράζονται ενημερώσεις στη μεγαλύτερη συνεδρίαση.
Είμαι περίεργος να μάθω τι σκέφτεστε όλοι για συναντήσεις; Ναι ή όχι? Παραγωγική ή χάσιμο χρόνου; Αν δεν είσαι fan, τι κάνεις αντ 'αυτού;
