Πώς να ασφαλίσετε τα αρχεία του Microsoft Office

Ανάλογα με την έκδοση του Microsoft Office που χρησιμοποιείτε, μπορεί να περιέχει διάφορες εφαρμογές. Η βασική προσφορά περιέχει συνήθως Word, Excel, PowerPoint και Outlook. Το PowerPoint δεν φαίνεται να προσφέρει εγγενή ασφάλεια, αλλά το Word, το Excel και το Outlook όλα παρέχουν κάποιο επίπεδο κρυπτογράφησης.

Εξασφαλίζοντας τα Έγγραφα του Word

Για έγγραφα του Microsoft Word (Word 2000 και νεώτερα), μπορείτε να επιλέξετε υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας κατά την αποθήκευση ενός αρχείου. Αντί απλά πατώντας "Αποθήκευση", κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο, έπειτα Αποθήκευση ως και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Κάντε κλικ στο Εργαλεία στην επάνω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου αποθήκευσης αρχείου
2. Κάντε κλικ στο Επιλογές ασφαλείας
3. Το πλαίσιο Επιλογές ασφαλείας παρέχει διάφορες επιλογές:
   • Μπορείτε να εισάγετε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο δίπλα στο Ο κωδικός πρόσβασης ανοίγει αν θέλετε το αρχείο να είναι εντελώς απρόσιτο χωρίς τον κωδικό πρόσβασης
   • Στο Word 2002 και 2003, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Προχωρημένος κουμπί δίπλα στο πλαίσιο κωδικού πρόσβασης για να επιλέξετε ένα υψηλότερο επίπεδο κρυπτογράφησης που είναι ακόμη πιο δύσκολο να εισέλθει
   • Μπορείτε να εισάγετε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο δίπλα στο Κωδικός πρόσβασης για τροποποίηση αν είναι εντάξει για άλλους να ανοίξουν το αρχείο, αλλά θέλετε να περιορίσετε ποιος μπορεί να κάνει αλλαγές στο αρχείο
4. Το κάτω μέρος του πλαισίου "Επιλογές ασφαλείας" παρέχει επίσης ορισμένες επιλογές για την προστασία της ιδιωτικής ζωής του εγγράφου:
   • Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών από τις ιδιότητες αρχείων κατά την αποθήκευση
   • Προειδοποιήστε πριν από την εκτύπωση, την αποθήκευση ή την αποστολή ενός αρχείου που περιέχει εντοπισμένες αλλαγές ή σχόλια
   • Αποθήκευση τυχαίου αριθμού για τη βελτίωση της ακρίβειας συγχώνευσης
   • Κάντε το κρυφό σήμανση ορατό κατά το άνοιγμα ή την αποθήκευση
5. Κάντε κλικΕντάξει για να κλείσετε το πλαίσιο "Επιλογές ασφαλείας"
6. Επιλέξτε ένα όνομα για το αρχείο σας και πατήστε Αποθηκεύσετε

Εξασφάλιση αρχείων Excel

Το Excel προσφέρει ένα πολύ παρόμοιο στυλ προστασίας στο Microsoft Word. Απλά κάντε κλικ στο Αρχείο, Αποθήκευση ως και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Κάντε κλικ στο Εργαλεία στην επάνω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου αποθήκευσης αρχείου
2. Κάντε κλικ στο Γενικές επιλογές
3. Μπορείτε να εισάγετε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο δίπλα στο Ο κωδικός πρόσβασης ανοίγει αν θέλετε το αρχείο να είναι εντελώς απρόσιτο χωρίς τον κωδικό πρόσβασης
   • Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Προχωρημένος κουμπί δίπλα στο πλαίσιο κωδικού πρόσβασης για να επιλέξετε ένα υψηλότερο επίπεδο κρυπτογράφησης που είναι ακόμη πιο δύσκολο να εισέλθει
4. Μπορείτε να εισάγετε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο δίπλα στο Κωδικός πρόσβασης για τροποποίηση αν είναι εντάξει για άλλους να ανοίξουν το αρχείο, αλλά θέλετε να περιορίσετε ποιος μπορεί να κάνει αλλαγές στο αρχείο
5. Κάντε κλικΕντάξει για να κλείσετε το πλαίσιο Γενικές επιλογές
6. Επιλέξτε ένα όνομα για το αρχείο σας και πατήστε Αποθηκεύσετε

Εξασφαλίζοντας τα αρχεία PST του Outlook

Η πραγματική ψηφιακή υπογραφή και κρυπτογράφηση των εισερχόμενων ή εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των συνημμένων αρχείων τους είναι ένα ολόκληρο ξεχωριστό ζήτημα το οποίο θα εξηγηθεί άλλη φορά. Ωστόσο, εάν εξαγάγετε δεδομένα από τους φακέλους του Microsoft Outlook σε ένα αρχείο PST, μπορείτε να προσθέσετε προστασία για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα δεν είναι προσβάσιμα από άλλους. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο
2. Επιλέγω Εισάγω και εξάγω
3. Επιλέγω Εξαγωγή σε αρχείο και κάντε κλικ Επόμενο
4. Επιλέγω Αρχείο προσωπικών φακέλων (.pst) και κάντε κλικ Επόμενο
5. Επιλέξτε το φάκελο ή τους φακέλους που θέλετε να εξάγετε (και επιλέξτε το πλαίσιο στο Συμπεριλάβετε υποφακέλους αν θέλετε) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο
6. Επιλέξτε τη διαδρομή εξόδου και το όνομα του αρχείου και επιλέξτε μία από τις επιλογές για το αρχείο εξαγωγής σας, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Φινίρισμα
   • Αντικαταστήστε τα αντικείμενα που εξήχθησαν
   • Επιτρέψτε τη δημιουργία διπλών στοιχείων
   • Μην εξάγετε διπλά αντικείμενα
7. Κάτω από Ρύθμιση κρυπτογράφησης, επιλέξτε μία από τις παρακάτω επιλογές
   • Δεν υπάρχει κρυπτογράφηση
   • Συμπιεσμένη κρυπτογράφηση
   • Υψηλή κρυπτογράφηση
8. Στο κάτω μέρος της οθόνης, πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης για να ανοίξετε το κρυπτογραφημένο αρχείο PST (πρέπει να πληκτρολογήσετε τον ίδιο κωδικό πρόσβασης και στα δύο πλαίσια για να βεβαιωθείτε ότι έχετε πληκτρολογήσει τον κωδικό πρόσβασης με τον τρόπο που προορίζεστε, διαφορετικά ενδέχεται να μην μπορείτε να ανοίξετε το δικό σας αρχείο)
   • Επιλέξτε εάν θέλετε ή όχι Αποθηκεύστε αυτόν τον κωδικό στη λίστα κωδικών πρόσβασης
9. Κάντε κλικ Εντάξει για να ολοκληρώσετε την εξαγωγή του αρχείου

(Επεξεργασμένο από τον Andy O'Donnell)