Μην αγαπάτε μόνο τα εργαλεία, τις συντομεύσεις ή τα hacks που σας βοηθούν να κάνετε τα πράγματα γρηγορότερα ή πιο αποτελεσματικά; Μετά από όλα, ποιος θέλει να περάσει περισσότερο χρόνο να κάνει κάτι από ό, τι απολύτως ανάγκη;
Σε αυτό το σημείωμα, εδώ είναι τρία θαυμάσια αρκτικόλεξα στο χώρο εργασίας που πρέπει να γνωρίζετε - όλα αυτά προσφέρουν πλαίσια που θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε εσείς την εστίαση και το σημείο ανεξάρτητα από το τι εργάζεστε.
1. OHIO: Χειριστείτε μόνο μία φορά
Πόσες φορές ανοίγετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο για να επιστρέψετε και να το διαβάσετε; Ίσως τρεις ή τέσσερις φορές;
Αυτή είναι μια υπερπαραγωγική δουλειά, εκτός και αν σκέφτεστε βαθιά για το θέμα. Δεδομένου ότι οι εμπειρογνώμονες λένε ότι μόνο το 20% των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας είναι ουσιαστικής σημασίας για τις δουλειές μας, το να το αγγίζουμε πολλές φορές απλώς χειροτερεύει μια κακή κατάσταση.
Αντ 'αυτού, OHIO! Ανοίξτε τη μία φορά και κάντε κάτι με αυτό. (Αυτό λειτουργεί επίσης για χαρτιά, εισερχόμενα μηνύματα ή οτιδήποτε άλλο). Δοκιμάστε αυτές τις πρακτικές συμβουλές από το Getting Things Done για να χειριστείτε το email ή το χαρτί ταχυδρομείου πιο αποτελεσματικά.
- Δεν το χρειάζεστε; Διέγραψε το!
- Αν θέλετε να το κρατήσετε, αλλά δεν χρειάζεται να κάνετε άμεσες ενέργειες σε αυτό, αρχειοθετήστε το.
- Αν μπορείτε να ενεργήσετε αμέσως, σκεφτείτε τα μηνύματα που χρειάζονται λιγότερο από δύο λεπτά για να ανταποκριθούν.
- Για μηνύματα με πραγματικό περιεχόμενο εργασίας, θα πρέπει να δώσετε προτεραιότητα και να αφιερώσετε χρόνο, να τα καταγράψετε σε ένα φάκελο "δράσης" και στη συνέχεια να επιστρέψετε όταν είστε έτοιμοι να κάνετε επικεντρωμένη εργασία σε αυτόν τον τομέα.
2. FIOSP: Γεγονότα, Θέματα, Στόχοι, Στρατηγική, Σχέδιο
Πριν από πολλά χρόνια, ένας μέντορας μοιράστηκε αυτή τη διαδικασία μαζί μου και το χρησιμοποιώ όλη την ώρα για την επίλυση προβλημάτων ή την αντιμετώπιση προβλημάτων. Είναι μια τεράστια βοήθεια για να οργανώσω τις σκέψεις μου και να κάνω ένα σχέδιο δράσης μαζί, είτε εργάζομαι στο δικό μου έργο είτε με μια ομάδα.
Την επόμενη φορά που αντιμετωπίζετε μια κρίση εργασίας, πρέπει να λύσετε το ASAP, δοκιμάστε το εξής:
Γεγονός
Ξεκινήστε κάνοντας τα γεγονότα σας ευθεία. Μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να πάτε σε υποθέσεις, παρατηρήσεις ή απόψεις, να πηδήσετε σε λύσεις ή ακόμα και να κατηγορήσετε τη ρίζα του προβλήματος. Αλλά όταν αντιμετωπίζετε προβλήματα, οι λύσεις σας πρέπει να ενσωματωθούν στα γεγονότα του θέματος.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι προσπαθείτε να λύσετε το πρόβλημα ενός πελάτη που δεν είναι ικανοποιημένος με την υπηρεσία τηλεφωνικών κέντρων που παρέχει η εταιρεία σας. Εδώ είναι τα γεγονότα:
Οι χρόνοι απόκρισης στο τηλεφωνικό κέντρο εκτελούνται στο 60% των κλήσεων που απαντήθηκαν εντός δύο λεπτών. Σύμφωνα με τη σύμβασή μας, πρέπει να απαντήσουμε στο 80% των κλήσεων εντός δύο λεπτών.
Θέμα
Αφού καταγράψετε τα πραγματικά περιστατικά του θέματος, δηλώστε το θέμα με βάση τα γεγονότα. Και πάλι, μείνετε μακριά από το φταίξιμο και εξετάστε τις συνέπειες των γεγονότων:
Ο πελάτης πλημμυρίζει με τις καταγγελίες των εργαζομένων για την υπηρεσία μας, θέτοντας σε κίνδυνο τις μελλοντικές μας συμβάσεις. Επιπλέον, η μη συμμόρφωση με το κόστος της σύμβασης η εταιρεία μας $ 1.000 ημερησίως σε πρόστιμα.
Σκοπός
Αυτό είναι όπου καταλαβαίνετε τι, ακριβώς, ο στόχος σας είναι στην κατάσταση. Θα βοηθήσει στον προσδιορισμό των κενών μεταξύ των πραγματικών περιστατικών και των στόχων.
Στόχος μας είναι να απαντήσουμε στο 80% όλων των κλήσεων μέσα σε δύο λεπτά σύμφωνα με το συμβόλαιο, να ξεκαθαρίσουμε το τρέχον ανεκτέλεστο υπόλοιπο και να σταματήσουμε τα πρόστιμα που επιφέρουμε.
Στρατηγική
Τώρα, γυρίζετε πίσω και κοιτάξτε τη μεγάλη εικόνα: πώς τα ζητήματα ταιριάζουν με τα γεγονότα - και τι πρέπει να είναι η κατάλληλη διορθωτική ενέργεια.
Η στρατηγική μας είναι να καθορίσουμε την κακή απόδοση προσφέροντας εκπαιδευμένο εφεδρικό προσωπικό, επεκτείνοντας τις ώρες του τηλεφωνικού κέντρου κατά δύο ώρες κάθε μέρα αυτή την εβδομάδα και, όταν είναι απαραίτητο, πραγματοποιώντας κλήσεις σε ένα καλά εκπαιδευμένο κέντρο υπερχείλισης.
Σχέδιο
Μόλις προσδιορίσετε τη στρατηγική σας, αυτά είναι τα τακτικά βήματα που θα λάβετε για να το εφαρμόσετε. Εδώ, μπορείτε να αντιστοιχίσετε εργασίες και χρονοδιαγράμματα ανάλογα με τις ανάγκες.
Διαχείριση λογαριασμών
- Αναθεωρήστε το σχέδιο διορθωτικών ενεργειών με τον πελάτη μέχρι το κλείσιμο της επιχείρησής σας σήμερα.
- Παρέχετε ενημερώσεις πελατών κάθε 24 ώρες μέχρι να επαναληφθούν τα επίπεδα εξυπηρέτησης σε συμβατό ρυθμό.
Λειτουργίες
- Ρυθμίστε τα συστήματα για να φιλοξενήσετε δύο επιπλέον ώρες λειτουργίας από το COB σήμερα.
- Καλέστε τρία επιπλέον άτομα με πλήρες ωράριο μέχρι την Τρίτη.
Νομικός
- Ελέγξτε τις συνέπειες της μη συμμορφούμενης σύμβασης και αξιολογήστε τις ζημίες μέχρι σήμερα.
Χρησιμοποιώντας αυτό το πλαίσιο, μπορείτε να πάτε από τον πονοκέφαλο στη λύση γρήγορα και εύκολα, καθοδηγώντας την ομάδα σας σε μια πιο παραγωγική συζήτηση γύρω από την επίλυση των διλημμάτων στο χώρο εργασίας.
3. BRAN: Οφέλη, Κίνδυνοι, Εναλλακτικές λύσεις, Τίποτα
Όχι, μην μιλάμε για δημητριακά εδώ! Είναι ένα γρήγορο ακρωνύμιο για να σας βοηθήσουμε να αξιολογήσετε τα πλεονεκτήματα, τα μειονεκτήματα και τις επιπτώσεις για τη λήψη απόφασης.
Για παράδειγμα, λέτε ότι το τμήμα σας προσπαθεί να αποφασίσει εάν θα προσλάβει ή όχι έναν νέο υπάλληλο για να βοηθήσει με τις καμπάνιες των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης.
Ας δούμε το BRAN.
Οφέλη
- Αυξήστε τις εντυπώσεις και την αναγνωρισιμότητα της επωνυμίας δημιουργώντας μια συνεπή παρουσία στους πέντε κορυφαίους χώρους κοινωνικών μέσων που χρησιμοποιεί το κοινό μας.
- Αυξήστε τη λίστα αλληλογραφίας μας.
- Αυξήστε τις προβολές του ιστότοπου.
- Κρατήστε μας στην αιχμή των αγορών των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης.
Κίνδυνοι
- Είναι δύσκολο να μετρήσετε το ROI στις καμπάνιες των κοινωνικών μέσων. Πώς θα ξέρουμε αν λειτουργεί;
- Προσθέτει έναν αριθμό κεφαλαίων και έξοδα που σχετίζονται με μια νέα μίσθωση.
- Δεν είστε βέβαιοι εάν η κοινωνική ευαισθητοποίηση της μάρκας θα συμβάλει στον πελάτη ή την αύξηση των εσόδων
Εναλλακτικές λύσεις
- Αναθέστε τα κοινωνικά μέσα στο υπάρχον προσωπικό σε μικρότερη κλίμακα και μετρήστε τα αποτελέσματα.
- Βρείτε ένα χαμηλό κόστος για να αποδείξετε την ιδέα κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού.
- Μοιραστείτε το κόστος ενός διαχειριστή κοινωνικών μέσων με άλλα τμήματα του οργανισμού.
Τίποτα
- Συνεχίστε το status quo με τις τρέχουσες προσπάθειες μάρκετινγκ, μην προσθέσετε αριθμό κεφαλών ή πεδίο εφαρμογής και δεν κάνετε αλλαγές για να αυξήσετε το κομμάτι των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης.
Θυμηθείτε, έχετε πάντα την επιλογή να μην κάνετε τίποτα. Μερικές φορές "δεν είναι ακόμη" είναι μια αρκετά καλή απάντηση μέχρι να συγκεντρώσετε περισσότερες πληροφορίες, περισσότερη χρηματοδότηση ή μια σαφέστερη δήλωση οφέλους.
Ο χώρος εργασίας μπορεί συχνά να είναι πολύπλοκος, αλλά με τη χρήση πλαισίων και εργαλείων μπορεί να συμβάλει στην περικοπή κάποιων από αυτήν την πολυπλοκότητα - και να πάρετε λύσεις και αποφάσεις που εξυπηρετούν καλύτερα εσάς και τη δουλειά σας!
