Είναι το πρωί της Δευτέρας και ο προϊστάμενός σας σας ζήτησε να συγκεντρώσετε μια παρουσίαση για αυτή τη μεγάλη συνάντηση την Τετάρτη. Ξέρετε τους αριθμούς, ξέρετε το περιεχόμενο, αλλά το PowerPoint; Δεν είναι ακριβώς η φήμη σας.
Λοιπόν, είμαι εδώ για να βοηθήσω. Τώρα, ο πρώτος κανόνας - ο πιο σημαντικός κανόνας, αυτός που δεν πρέπει ποτέ να ξεχνάτε - είναι ότι οι κακές διαφάνειες καταστρέφουν το καλό περιεχόμενο. Όσο θα ήθελα να μην είναι αλήθεια, μπορώ να σας υποσχεθώ ότι τόσο οι συνάδελφοί σας όσο και οι πελάτες σας θα επηρεαστούν από την αισθητική της παρουσίασης προτού καν διαβάσουν την πρώτη λέξη.
Έτσι, για να βεβαιωθείτε ότι εστιάζουν την προσοχή τους στο μήνυμά σας, χωρίς να σπαταλάτε ώρες στην κόλαση του PowerPoint, ακολουθήστε αυτούς τους τρεις απλούς κανόνες όταν κάνετε τις διαφάνειες σας.
Master Slides είναι ο καλύτερος φίλος σας
Οι κύριες διαφάνειες είναι τα πρότυπα του κόσμου του PowerPoint και θα σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο και προσπάθεια. Με το να περάσετε λίγα λεπτά εκ των προτέρων σχεδιάζοντας ένα καλό κύριο slide, θα εξασφαλίσετε ότι το κάθε slide θα φαίνεται το ίδιο και θα κάνει ολόκληρη την εμφάνισή σας να είναι συνεκτική και επαγγελματική.
Για να ξεκινήσετε, μεταβείτε στο μενού Προβολή στο Master > Slide Master και δημιουργήστε το πρότυπο. Ένα από τα προσωπικά μου κόλπα είναι να προσθέσω ένα πολύ αχνό υπόβαθρο με κάποια λεπτή υφή για να δώσω στις διαφάνειες περισσότερα βάθος-κεφάλι πάνω στα λεπτές μοτίβα για έμπνευση και δωρεάν downloadable backgrounds.
Στη συνέχεια, προσθέστε το λογότυπο της εταιρείας σας στη γωνία και οποιεσδήποτε βασικές πληροφορίες (ιστότοπος, πληροφορίες επικοινωνίας, θέμα συνάντησης) στο υποσέλιδο. Τέλος, αποθηκεύστε τον κύριο και επιστρέψτε στην παρουσίασή σας.
Pro Tip: Αποθηκεύστε το master ξεχωριστά ως πρότυπο προτού αρχίσετε να προσθέτετε περιεχόμενο στο PowerPoint. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως βάση για μελλοντικές παρουσιάσεις.
Γραμματοσειρές Αλλάξτε τα πάντα
Εάν η επιχείρησή σας προτιμά την ευθεία και στενή όταν πρόκειται για σχεδιασμό παρουσίασης ή έχει τη δική της γραμματοσειρά (όπως η GE), μπορείτε να μεταβείτε στην επόμενη ενότητα.
Αλλά αν θέλετε η παρουσίασή σας να έχει λίγο περισσότερο παράγοντα wow, πείτε αντίο σε Arial και Times New Roman και γεια σε Google Web Fonts. Αυτές οι υπέροχες, δωρεάν γραμματοσειρές είναι εύκολο να εγκατασταθούν στον υπολογιστή σας και συνδυάζονται απίστευτα καλά (το Design Shack δίνει πολλές προτάσεις για γραμματοσειρές που φαίνονται υπέροχα μαζί). Απλώς κατεβάστε τις γραμματοσειρές, εγκαταστήστε τις στον υπολογιστή σας και προσπεράστε τις παρουσιάσεις σας σε χρόνο μηδέν! Βεβαιωθείτε όμως ότι δεν θα το παρακάνετε αν και. Δύο γραμματοσειρές είναι άφθονοι: μία γραμματοσειρά για επικεφαλίδες και μία ανοικτή γραμματοσειρά για μπλοκ κειμένου.
Pro Tip: Εάν χρησιμοποιείτε προσαρμοσμένες γραμματοσειρές, φροντίστε να αποθηκεύσετε την παρουσίασή σας ως PDF πριν την αποστείλετε σε άλλους. Εάν το αρχείο PowerPoint ανοίξει σε έναν υπολογιστή χωρίς να εγκατασταθούν οι νέες γραμματοσειρές, δεν θα έχει το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα.
Να είναι σύντομη και οπτική
Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που κάνει ο κόσμος όταν δημιουργεί ένα PowerPoint το αντιμετωπίζει σαν ένα έγγραφο του Word. Θυμηθείτε, οι διαφάνειες σας είναι εκεί για να δείξετε, να μην πείτε - ή με άλλα λόγια, να επισημάνετε τα πιο σημαντικά σημεία σας με έναν οπτικό και συναρπαστικό τρόπο.
Αποφύγετε λοιπόν τις παρατεταμένες παραγράφους και χρησιμοποιήστε τις κεφαλίδες, τις σφαίρες και τις περισσότερες εικόνες. Μη γράφετε ότι αυξήσατε από 100 σε 210 σε 350 χρήστες. κάντε ένα γράφημα. Μην γράφετε μια μακρά λίστα προδιαγραφών για τη νέα σας λειτουργία. μοιράζεται μια μακέτα. Η προσθήκη οπτικής δομής στις διαφάνειές σας μπορεί επίσης να διασφαλίσει ότι τα μάτια του συναδέλφου εστιάζονται στα σωστά πράγματα χωρίς να προσθέσετε υπερβολικό κείμενο. (Για περισσότερη βοήθεια με γραφικά, ελέγξτε τη συσσωμάτωση 10 μεγάλων προτύπων του PowerPoint.)
Η συνάφεια είναι επίσης σημαντική όταν σκεφτόμαστε την παρουσίαση ως σύνολο. Κρατήστε την παρουσίασή σας σύντομα-έχοντας 7-10 διαφάνειες είναι εντάξει για μια παρουσίαση 30 λεπτών, αν περιλαμβάνουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Εάν περιμένετε να γκρελιστεί από το ακροατήριό σας και θέλετε να έχετε πολλές λεπτομέρειες στο έτοιμο, βάλτε το στο προσάρτημα και αναφέρατε το αν σας ζητηθεί.
Pro Συμβουλή: Μην πηγαίνετε κάτω από το μέγεθος γραμματοσειράς των 13 σημείων-θα εξασφαλίσει ότι το κρατάτε σύντομο σε κάθε διαφάνεια (και ότι το ακροατήριό σας δεν θα σκαρφαλώνει σε όλη την παρουσίαση).
Πες μας! Ποιες είναι οι συμβουλές σας για τη δημιουργία μιας τέλειας παρουσίασης του PowerPoint;
