Πριν από μερικές εβδομάδες, ο φίλος μου και εγώ συζητήσαμε για την κοινή μας περιφρόνηση για συναντήσεις και είπε: «Αισθάνομαι ότι έχουμε την ίδια συζήτηση ξανά και ξανά. Όταν δεν γίνονται σωστά, μπορούν να είναι καυστήρες χρόνου. "
Δεν θα μπορούσα να συμφωνήσω περισσότερο. Σε προηγούμενες εργασίες, όταν ένα εισερχόμενο ημερολόγιο θα εμφανιζόταν στα εισερχόμενά μου, έδινα συχνά ένα δυνατό αναστεναγμό (το οποίο είναι πάντα μεγάλο σε ένα ανοιχτό περιβάλλον γραφείου). Τότε, ξόδεψα πολύτιμο χρόνο προσπαθώντας να καταλάβω πώς να το αποφύγω.
Δεν λέω ότι όλες οι συναντήσεις είναι άχρηστες. Μερικοί είναι απολύτως, τα χέρια κάτω απαραίτητα. Και μερικές φορές είναι μόνο ο μόνος τρόπος για να γίνουν τα πράγματα. Αλλά πιστεύω επίσης ότι υπάρχει περιθώριο για εμάς να είμαστε απίστευτα πιο αποτελεσματικοί θέτοντας τους εαυτούς μας τις τρεις αυτές ερωτήσεις πριν από κάθε μία.
1. Ποιος χρειάζεται να είναι εδώ;
Συμβουλή: Μάλλον δεν είναι τόσο πολλοί άνθρωποι όσο σκέφτεστε. Είναι βασικό να είσαι συνειδητός για το ποιος ζητάς να είσαι εκεί, ώστε να μπορείς να εγγυηθείς ότι είναι όσο το δυνατόν πιο παραγωγικό και νόημα για όλα τα κόμματα. Κανείς δεν πρέπει να αφήσει να σκέφτεται: "Λοιπόν, αυτό ήταν ένα κολοσσιαίο χάσιμο του χρόνου μου."
Επειδή αυτό το συναίσθημα δεν είναι καλό για το άτομο, την ομάδα ή την εταιρεία. Απλώς φανταστείτε όλη τη δουλειά που θα μπορούσατε να κάνετε εάν είχατε μόνο τέσσερα άτομα στο δωμάτιο αντί για 10. Για ένα χρονικό διάστημα 60 λεπτών, αυτό είναι έξι ώρες περισσότερο που θα μπορούσαν να δαπανηθούν για δουλειά.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι είστε ιδέες για το νέο λογότυπο της επιχείρησης. Ο γραφικός σχεδιαστής είναι εκεί για να εξασφαλίσει ότι καταλαβαίνει το όραμα. Ο διευθυντής επωνυμίας εκεί για να βεβαιωθεί ότι συμμορφώνεται με τις οδηγίες της εταιρείας. Αλλά χρειάζεστε τον διευθυντή HR εδώ, επειδή βάζει το λογότυπο σε κάθε θέση εργασίας; Οχι. Αφού οριστικοποιηθεί, μπορείτε να την ζητήσετε να αλλάξει το παλιό για το νέο. Προς το παρόν, αφήστε το να είναι … πρέπει να κάνει δουλειά!
Αν δεν είστε ο διοργανωτής, θα πρέπει να αξιολογήσετε εάν η παρουσία σας είναι απαραίτητη ή όχι. Μερικές φορές, οι συνεργάτες σας προσκαλούν απλά επειδή νομίζουν ότι θέλετε να είστε εκεί. Αλλά μπορείτε να παραβλέψετε αν νομίζετε ότι είναι κατάλληλο (δηλαδή, αν δεν έχετε ιδέα τι θα συμβάλει ή αν είστε απλά απασχολημένος απλά).
Σε καταστάσεις όπως αυτό, λέω κάτι σαν: "Γεια σου. Νομίζω ότι θα είναι σε θέση να χειριστεί αυτό από μόνη της. Εάν υπάρχει ένας συγκεκριμένος λόγος για τον οποίο θα θέλατε να είμαι παρών, επιτρέψτε μου να ξέρω! "
Στη συνέχεια, πάρτε εκείνη την ελεύθερη ώρα και επιστρέψτε στο άλεσμα.
2. Ποιοι είναι οι στόχοι;
Τι ακριβώς προσπαθείτε να ολοκληρώσετε; Ο προσδιορισμός των στόχων είναι κρίσιμος. Μπορεί να σας κρατήσει στην εργασία και να βοηθήσει στη διαμόρφωση ολόκληρης της συνομιλίας. Διαφορετικά, μπορείτε να καθίσετε εκεί περιπλάνηση για 45 λεπτά για το πώς ο Leonard είναι πάντα βουίζει το θέμα Titanic τραγούδι. (Με παίρνει κάθε φορά, επίσης. Μην αφήνετε ποτέ να φύγετε, Jack!)
"Μια αποτελεσματική ατζέντα θέτει ξεκάθαρες προσδοκίες για το τι πρέπει να συμβεί πριν και κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης", εξηγεί ο Roger Schwarz, συγγραφέας Smart Leaders, πιο έξυπνες ομάδες: Πώς εσείς και η ομάδα σας παίρνετε unstuck για να πάρει αποτελέσματα.
"Βοηθά τα μέλη της ομάδας να προετοιμαστούν, κατανέμουν με σύνεση τον χρόνο, παίρνουν γρήγορα όλοι στο ίδιο θέμα και προσδιορίζουν πότε ολοκληρώνεται η συζήτηση. Αν εξακολουθούν να υπάρχουν προβλήματα κατά τη διάρκεια της συνάντησης, μια καλά σχεδιασμένη ατζέντα αυξάνει την ικανότητα της ομάδας να τις αντιμετωπίσει αποτελεσματικά και γρήγορα ", λέει ο Schwarz.
Ίσως θέλετε όλοι να παρέχουν ενημερώσεις κατάστασης στα κορυφαία έργα προτεραιότητας. Ή, πρέπει να κάνετε μια απόφαση-σήμερα-σχετικά με το ποιος διαχειριστής λογαριασμού θα ανατεθεί σε έναν τεράστιο και νέο πελάτη.
Καταλάβετε τον προορισμό σας και φτάσετε εκεί. (Και, επίσης, είναι χρήσιμο αν μοιράζεστε τα σχέδιά σας με τους υπόλοιπους συμμετέχοντες, ώστε να γνωρίζουν τι να περιμένουν και αν υπάρχει κάτι που πρέπει να κάνουν εκ των προτέρων.)
Και εδώ είναι μια συμβουλή: Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε τον εντοπισμό ενός λόγου για να συναντηθείτε, τότε παρακαλώ, για την αγάπη για όλα τα πράγματα σοκολάτα, ακυρώστε το .
3. Τι χρειάζομαι για προετοιμασία;
Ένας πρώην συνάδελφος μου χρησιμοποίησε για να αποκλείσει το χρόνο να προετοιμαστεί για συναντήσεις με άλλους ανθρώπους και πάντα αναρωτιόμουν γιατί. Και τότε, παρακολούθησα μια δέσμη όπου είτε ξέχασα τελείως ό, τι συζητήσαμε τελευταία φορά και έπρεπε να κάνουμε μια ανασκόπηση, ή εγώ (δυσάρεστο) δεν ολοκλήρωσα ένα αντικείμενο δράσης. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, καταλήξαμε να χρειαζόμαστε περισσότερο χρόνο για τα χρονοδιαγράμματα.
Για να βεβαιωθείτε ότι αυτό δεν συμβαίνει, θα πρέπει να εμφανιστεί προετοιμασμένη. Ίσως να αναθεωρεί τις σημειώσεις από τη συνεδρία της περασμένης εβδομάδας, ώστε να είναι φρέσκο στο μυαλό σας. Ή, ίσως, κάνει μια λίστα από σημεία που μιλούν και απαντήσεις που χρειάζεστε. Ό, τι και αν είναι, κάντε το χρόνο να το κάνετε. Θα αποπληρώσει το μεγάλο χρονικό διάστημα.
Για παράδειγμα, επιβλέπω το πρόγραμμα εκπαίδευσης των ομοτίμων του τμήματος μου, και δουλεύω σκληρά για να το ανανεώσω. Σε δύο εβδομάδες, θα έχω το one-to-one με τον προϊστάμενό μου για να συζητήσω τις προτάσεις μου. Έχω συγκεντρώσει σχόλια από τους μαθητές και καταρτίζοντας τις σκέψεις μου, και το επόμενο βήμα είναι να σχεδιάσετε τη δομή και το χρονοδιάγραμμα στο χαρτί.
Αν πλησιάσω τα άδειά της, πιθανότατα θα ξοδέψουμε το χρόνο να γεμίζουν τις ιδέες μεταξύ τους, κάτι που δεν είναι κατ 'ανάγκην κακό , αυτό καθαυτό, αλλά δεν με βοηθά να προχωρήσω.
Σας υπόσχομαι - μου αρέσει να δουλεύω με ανθρώπους. Αλλά ένα από τα σημαντικότερα ζώα μου είναι η αναποτελεσματικότητα, ειδικά όταν είναι εύκολο να αποφευχθεί. Αν το πρόγραμμά σας φαίνεται λίγο γεμάτο ή εάν κάθε φορά που συναντάτε έχετε αναδρομές για να περιμένετε το κουδούνι να κουδουνίσει στο γυμνάσιο, ίσως είναι καιρός να κάνετε ένα βήμα πίσω και να αρχίσετε να αναρωτιέστε αυτές τις ερωτήσεις.
Και hey-αν έχετε περισσότερες ερωτήσεις όπως αυτό που ρωτάτε τον εαυτό σας, επιτρέψτε μου να ξέρω τι είναι στο Twitter!
