Το # 1 εργαλείο του εμπορίου για συμβούλους είναι το PowerPoint. Παρουσιάσεις - γνωστές ως "καταστρώματα" - χρησιμοποιούνται σχεδόν σε κάθε κατάσταση συμβούλου, συμπεριλαμβανομένων των τελικών εκθέσεων (δεν υπάρχουν τεράστια έγγραφα για το Word εδώ), επίσημες παρουσιάσεις και αναλυτικά έγγραφα ανάλυσης.
Και μετά από να δημιουργήσω μερικές εκατοντάδες (χιλιάδες) από αυτούς την ημέρα μου, έχω μάθει μερικές συμβουλές για τη συγκέντρωση παρουσιάσεων που είναι συναρπαστικές, πειστικές και εντυπωσιακές. Δοκιμάστε αυτές τις στρατηγικές για το επόμενο PowerPoint σας για να επιτύχετε τους πελάτες σας ή τον προϊστάμενό σας.
1. Χρησιμοποιήστε την Αρχή Πυραμίδας
Πριν αρχίσετε να δημιουργείτε την παρουσίασή σας, είναι σημαντικό να σκεφτείτε τη δομή. Δεδομένου ότι οι παρουσιάσεις παραδίδονται συχνά σε πολυάσχολους ανθρώπους με πολλά στο μυαλό τους, η τραγανή και συνοπτική επικοινωνία είναι εξαιρετικά σημαντική. Και αν δεν προγραμματίζετε τη συνολική σας δομή εκ των προτέρων, είναι απίθανο η παρουσίασή σας να αναφέρει την εύκολη στην κατανόηση ιστορία που θέλετε.
Η Αρχή της Πυραμίδας είναι μια μεθοδολογία που χρησιμοποιείται από πολλές συμβουλευτικές εταιρείες για την καθοδήγηση δομημένης επικοινωνίας. Ουσιαστικά, μια καλή παρουσίαση των πληροφοριών θα πρέπει να ρέει από μια συνοπτική παρουσίαση υψηλού επιπέδου μέχρι πιο λεπτομερείς πληροφορίες -όπως το σχήμα μιας πυραμίδας. Έτσι, το κατάστρωμα σας πρέπει πρώτα να ξεκινήσει με την απάντηση ή τη σύσταση και στη συνέχεια να ακολουθήσετε με υποστηρικτικά επιχειρήματα και γεγονότα: "Σας συνιστώ X και Y. Η σύσταση Χ υποστηρίζεται από τα γεγονότα 1, 2 και 3 …"
Η διατήρηση αυτής της δομής είναι ισχυρή για λίγους λόγους. Πρώτον, σας επιτρέπει να δηλώσετε τα σημεία σας στο ακροατήριό σας πριν ξεκινήσουν να κάνουν ερωτήσεις και να τους βοηθήσουν να εστιάσουν σε αυτό που είναι σημαντικό σε όλη την παρουσίαση. Αλλά καθιστά ευκολότερη τη δημιουργία της παρουσίασής σας, καθώς δεν χρειάζεται να ανακαλύψετε τον τροχό και να ανησυχείτε για τον καλύτερο τρόπο οργάνωσης του μηνύματός σας.
2. Πάρτε το τρένο Tagline
Πιθανότατα έχετε ήδη χρησιμοποιήσει τίτλους στις παρουσιάσεις σας στο PowerPoint, αλλά ξέρατε ότι πρέπει να χρησιμοποιείτε και ετικέτες; Οι ετικέτες είναι ουσιαστικά "προτάσεις θέματος" που συνοψίζουν το βασικό μήνυμα για κάθε διαφάνεια σε μία πρόταση. Συνήθως τοποθετημένοι αμέσως μετά τον τίτλο, θα πρέπει να βοηθήσουν στην επικοινωνία της ιστορίας σας σε όλη την παρουσίαση και να εξασφαλίσουν ότι οι αναγνώστες μπορούν να αφομοιώσουν γρήγορα το περιεχόμενο της διαφάνειας.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ τίτλου και γραμματοσήμου, ρωτάτε; Ένας τίτλος λέει τι υπάρχει στη διαφάνεια, ενώ μια ετικέτα εξηγεί τι πρέπει να μάθει από τη διαφάνεια. Επομένως, ένας τίτλος μπορεί να είναι σύμφωνος με την "Περίληψη Executive" και μια ετικέτα μπορεί να διαβάσει: "Αφού διεξήγαμε μια λεπτομερή ανάλυση σε ολόκληρο τον οργανισμό, εντοπίσαμε πέντε βασικές ευκαιρίες που οδηγούν σε πιθανή εξοικονόμηση περίπου 100 εκατομμυρίων δολαρίων."
Θέλετε να μάθετε αν τα έχετε σωστά; Σαρώστε τις διαφάνειες σας, κοιτάζοντας μόνο τις ετικέτες. Θα πρέπει να συνδυάζονται σε μια αποτελεσματική ιστορία σχετικά με το περιεχόμενο που παρουσιάζετε, χωρίς να δημιουργούνται κενά.
3. Προσθέστε προσθήκες
Ξέρετε (ή τουλάχιστον ελπίζω ότι το κάνετε) ότι η διατήρηση των διαφανειών σας είναι απλή και ξεκάθαρη είναι κρίσιμη για την πραγματοποίηση μιας παρουσίασης που μπορούν να ακολουθήσουν οι άνθρωποι. Αλλά, ειδικά εάν εξηγείτε μια ανάλυση ή γνωρίζετε ότι το κοινό σας θα θέλει πραγματικά τα δεδομένα για να δημιουργήσει αντίγραφα των απαιτήσεών σας, μπορεί να νιώθει σαν να πρέπει να συσκευάσετε τα διαφάνειά σας με πολλές πληροφορίες για να είστε πειστικοί.
Να σταματήσει.
Ακόμα κι αν γνωρίζετε ότι χρειάζεστε τόνους υποστηρικτικών πληροφοριών για αυτό που λέτε στο ακροατήριό σας ή αναμένετε ερωτήσεις σχετικά με την ανάλυσή σας ή το έργο, μην υπερφορτώσετε τις κύριες διαφάνειες σας με όλα αυτά. Σας εγγυώμαι ότι θα συντρίψει το ακροατήριό σας, και δεν θα πάρουν το τελικό μήνυμα που προσπαθείτε να μεταφέρετε.
Αντ 'αυτού, ενσωματώστε διαφάνειες προσθηκών στο τέλος του καταστρώματος σας με όλα τα υποστηρικτικά υλικά που δεν ταιριάζουν στην αφήγηση της παρουσίασής σας, αλλά αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν όλα τα είδη δεδομένων - τα στοιχεία, τα μαρτυρίες, τους χάρτες διαδικασιών, τα πρόσθετα διαγράμματα - οτιδήποτε μπορεί να είναι χρήσιμο για την υποστήριξη αυτού που λέτε, αλλά ότι δεν χρειάζεται απαραίτητα να πείτε την ιστορία. Βάζοντας τους στο προσάρτημα, θα έχετε τις πληροφορίες εκεί για να γυρίσετε πίσω αν προκύψουν ερωτήσεις, αλλά το κοινό σας δεν θα μπερδευτεί στις λεπτομέρειες και θα χάσει τη μεγάλη εικόνα.
Συνδυάστε αυτές τις συμβουλές με τις συμβουλές του Alex Cavoulacos για τη δημιουργία πανέμορφων διαφανειών PowerPoint και θα έχετε μια παρουσίαση νοκ-άουτ σε χρόνο μηδέν.
