Οι επιλογές επικύρωσης δεδομένων του Excel περιλαμβάνουν τη δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας που περιορίζει τα δεδομένα που μπορούν να εισαχθούν σε ένα συγκεκριμένο κελί σε μια προκαθορισμένη λίστα καταχωρήσεων.
Όταν μια αναπτυσσόμενη λίστα προστίθεται σε ένα κελί, εμφανίζεται δίπλα του ένα βέλος. Κάνοντας κλικ στο βέλος θα ανοίξει η λίστα και θα επιτραπεί να επιλέξετε ένα από τα στοιχεία της λίστας για να μπείτε στο κελί.
Τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται στη λίστα μπορούν να εντοπιστούν:
- στο ίδιο φύλλο εργασίας με τον κατάλογο
- σε ένα διαφορετικό φύλλο εργασίας στο ίδιο βιβλίο εργασίας
- σε ένα διαφορετικό βιβλίο εργασίας
Εκμάθηση: Χρήση δεδομένων αποθηκευμένων σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας
Σε αυτό το σεμινάριο, θα δημιουργήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα χρησιμοποιώντας μια λίστα καταχωρήσεων που βρίσκονται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας.
Πλεονεκτήματα της χρήσης μιας λίστας καταχωρήσεων που βρίσκονται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας περιλαμβάνουν συγκεντρωτικά στοιχεία καταλόγων εάν χρησιμοποιούνται από πολλούς χρήστες και προστατεύουν τα δεδομένα από τυχαία ή σκόπιμη αλλαγή.
Σημείωση: Όταν αποθηκεύονται τα δεδομένα λίστας σε ξεχωριστό βιβλίο εργασίας, τα βιβλία εργασίας πρέπει να είναι ανοιχτά για να λειτουργήσει η λίστα.
Ακολουθώντας τα βήματα στα παρακάτω μαθήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε, να χρησιμοποιήσετε και να αλλάξετε την αναπτυσσόμενη λίστα παρόμοια με αυτή που βλέπετε στην παραπάνω εικόνα.
Ωστόσο, αυτές οι οδηγίες καθοδήγησης δεν περιλαμβάνουν βήματα μορφοποίησης για τα φύλλα εργασίας.
Αυτό δεν θα παρεμποδίσει την ολοκλήρωση του εκπαιδευτικού προγράμματος. Το φύλλο εργασίας σας θα φαίνεται διαφορετικό από το παράδειγμα στη σελίδα 1, αλλά η αναπτυσσόμενη λίστα θα σας δώσει τα ίδια αποτελέσματα.
Tutorial Θέματα
- Άνοιγμα αρχείων και αποθήκευση δεδομένων εκμάθησης
- Δημιουργία δύο ονομάτων
- Άνοιγμα του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων
- Εισαγωγή της προέλευσης δεδομένων και ολοκλήρωση της λίστας μείωσης
- Αλλαγή των στοιχείων λίστας
- Επιλογές για την προστασία της λίστας μείωσης
Εισαγάγετε τα Δεδομένα Tutorial
Άνοιγμα δύο βιβλίων εργασίας του Excel
Όπως αναφέρθηκε, για αυτό το σεμινάριο τα δεδομένα για την αναπτυσσόμενη λίστα θα βρίσκονται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Για αυτό το σεμινάριο ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Ανοίξτε δύο κενά βιβλία εργασίας του Excel
- Αποθηκεύστε ένα βιβλίο εργασίας με το όνομα data-source.xlsx - αυτό το βιβλίο εργασίας θα περιέχει τα δεδομένα για την αναπτυσσόμενη λίστα
- Αποθηκεύστε το δεύτερο βιβλίο εργασίας με το όνομα drop-down-list.xlsx - αυτό το βιβλίο εργασίας θα περιέχει την αναπτυσσόμενη λίστα
- Αφήστε τα δύο βιβλία εργασίας ανοιχτά μετά την αποθήκευση.
Εισαγάγετε τα Δεδομένα Tutorial
- Καταχωρίστε τα παρακάτω στοιχεία στα κελιά A1 έως A4 του data-source.xlsx όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.
-
Α'1 - Μελόψωμο Α2 - Λεμόνι Α3 - Όρνιθες σταφίδα A4 - Τσιπ σοκολάτας
- Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας και αφήστε το ανοιχτό
- Εισαγάγετε τα παρακάτω στοιχεία στα κελιά Β1 του drop-down-list.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ.
-
Β1 - Τύπος Cookie:
- Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας και αφήστε το ανοιχτό
- Η αναπτυσσόμενη λίστα θα προστεθεί στο κελί C1 αυτού του βιβλίου εργασίας
Δημιουργία δύο ονομάτων
Δημιουργία δύο ονομάτων
Μια ονομαστική περιοχή σας επιτρέπει να ανατρέχετε σε μια συγκεκριμένη περιοχή κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.
Οι ονομαζόμενες σειρές έχουν πολλές χρήσεις στο Excel, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης τους σε τύπους και κατά τη δημιουργία γραφημάτων.
Σε όλες τις περιπτώσεις χρησιμοποιείται μια ονομαστική περιοχή στη θέση μιας σειράς αναφορών κυψελών που υποδεικνύουν τη θέση των δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας.
Όταν χρησιμοποιείται σε αναπτυσσόμενη λίστα που βρίσκεται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας, πρέπει να χρησιμοποιηθούν δύο ονομαστικές περιοχές.
- Το ένα δημιουργείται για τα στοιχεία λίστας στο βιβλίο εργασίας όπου βρίσκονται τα δεδομένα
- Ένα δευτερόλεπτο δημιουργείται στο βιβλίο εργασίας όπου βρίσκεται η αναπτυσσόμενη λίστα. Αυτή η δεύτερη ονομαστική περιοχή συνδέεται με την ονομαστική περιοχή στο πρώτο βιβλίο εργασίας
Εκπαιδευτικά βήματα
Η πρώτη ονομαστική σειρά
- Επιλέξτε τα κελιά A1 - A4 της data-source.xlsx για να τον επισημάνετε
- Κάντε κλικ στο πλαίσιο ονόματος που βρίσκεται πάνω από τη στήλη Α
- Πληκτρολογήστε "Cookies" (χωρίς εισαγωγικά) στο πλαίσιο Όνομα
- Πάτα το ΕΙΣΑΓΩ στο πληκτρολόγιο
- Τα κελιά A1 έως A4 του data-source.xlsx το βιβλίο εργασίας έχει τώρα το όνομα της περιοχής Μπισκότα
- Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας
Η δεύτερη ονομαστική περιοχή
Αυτή η δεύτερη ονομαστική περιοχή δεν χρησιμοποιεί αναφορές κυττάρων από το drop-down-list.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ.
Αντίθετα, όπως προαναφέρθηκε, θα συνδεθεί με το Μπισκότα όνομα περιοχής στο data-source.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ.
Αυτό είναι απαραίτητο επειδή το Excel δεν θα δεχτεί αναφορές κυττάρων από διαφορετικό βιβλίο εργασίας για ένα ορισμένο εύρος. Θα είναι, ωστόσο, εκτός από ένα άλλο όνομα εμβέλειας.
Επομένως, η δημιουργία του δεύτερου ονοματοποιημένου εύρους δεν γίνεται χρησιμοποιώντας το Όνομα κουτί αλλά χρησιμοποιώντας το Όνομα Διευθυντής επιλογή που βρίσκεται στο ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι καρτέλα της κορδέλας.
- Κάντε κλικ στο κελί C1 στο drop-down-list.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ
- Κάντε κλικ στο Φόρμες> Διαχειριστής ονομάτων στην κορδέλα για να ανοίξετε το Όνομα Διευθυντής κουτί διαλόγου
- Κάνε κλικ στο Νέος για να ανοίξετε το Νέο όνομα κουτί διαλόγου
- Στον τύπο γραμμής ονόματος: Δεδομένα
- Στον τύπο αναφοράς αναφέρεται: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε την ονομαστική περιοχή και να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Όνομα διαχειριστή
- Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση ονομάτων
- Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας
Άνοιγμα του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων
Άνοιγμα του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων
Όλες οι επιλογές επικύρωσης δεδομένων στο Excel, συμπεριλαμβανομένων των αναπτυσσόμενων λιστών, ρυθμίζονται χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων.
Εκτός από την προσθήκη αναπτυσσόμενων λιστών σε φύλλο εργασίας, η επικύρωση δεδομένων στο Excel μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο ή τον περιορισμό του τύπου δεδομένων που μπορούν να εισαχθούν σε συγκεκριμένα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας.
Εκπαιδευτικά βήματα
- Κάντε κλικ στο κελί C1 της drop-down-list.xlsx για να το καταστήσει το ενεργό κελί - εδώ θα βρίσκεται η αναπτυσσόμενη λίστα
- Κάνε κλικ στο Δεδομένα καρτέλα του μενού κορδέλας πάνω από το φύλλο εργασίας
- Κάνε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων στην κορδέλα για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού
- Κάνε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων από το μενού για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Validation Data
- Αφήστε το παράθυρο διαλόγου ανοιχτό για το επόμενο βήμα στο μάθημα
Χρησιμοποιώντας μια λίστα για επικύρωση δεδομένων
Επιλογή λίστας για επικύρωση δεδομένων
Όπως αναφέρθηκε, υπάρχουν πολλές επιλογές για την επικύρωση δεδομένων στο Excel εκτός από μια αναπτυσσόμενη λίστα.
Σε αυτό το βήμα θα επιλέξουμε το Λίστα ως τύπος επικύρωσης δεδομένων που θα χρησιμοποιηθεί για το κελί D1 του φύλλου εργασίας.
Εκπαιδευτικά βήματα
- Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις καρτέλα στο παράθυρο διαλόγου
- Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος του Επιτρέπω για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού
- Κάντε κλικ στο Λίστα για να επιλέξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα για επικύρωση δεδομένων στο κελί C1 και για να ενεργοποιήσετε το Πηγή γραμμή στο παράθυρο διαλόγου
Εισαγωγή της προέλευσης δεδομένων και ολοκλήρωση της λίστας μείωσης
Δεδομένου ότι η πηγή δεδομένων για την αναπτυσσόμενη λίστα βρίσκεται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας, η δεύτερη ονομαστική περιοχή που δημιουργήθηκε νωρίτερα θα εισαχθεί στο Πηγή γραμμή στο παράθυρο διαλόγου.
Εκπαιδευτικά βήματα
- Κάνε κλικ στο Πηγή γραμμή
- Πληκτρολογήστε "= Δεδομένα" (χωρίς εισαγωγικά) στη γραμμή πηγής
- Κάντε κλικ Εντάξει για να ολοκληρώσετε την αναπτυσσόμενη λίστα και να κλείσετε το Επικύρωση δεδομένων κουτί διαλόγου
- Ενα μικρό κάτω βελάκι εικονίδιο που βρίσκεται στη δεξιά πλευρά του κελιού C1
- Κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος πρέπει να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα που περιέχει τα τέσσερα ονόματα cookie που έχουν εισαχθεί στα κελιά A1 έως A4 του data-source.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ
- Κάνοντας κλικ σε ένα από τα ονόματα πρέπει να εισάγετε αυτό το όνομα στο κελί C1
Αλλαγή της λίστας μείωσης
Αλλαγή των στοιχείων λίστας
Για να διατηρήσετε ενημερωμένη την αναπτυσσόμενη λίστα με αλλαγές στα δεδομένα μας, μπορεί να χρειαστεί να αλλάζετε περιοδικά τις επιλογές στη λίστα.
Από τη στιγμή που χρησιμοποιήσαμε ένα όνομα εύρους ως πηγή για τα στοιχεία της λίστας αντί για τα πραγματικά ονόματα λίστας, αλλάζοντας τα ονόματα των cookies στην ονοματοποιημένη περιοχή που βρίσκεται στα κελιά A1 έως A4 του data-source.xlsx το βιβλίο εργασίας αλλάζει αμέσως τα ονόματα στην αναπτυσσόμενη λίστα.
Εάν τα δεδομένα εισάγονται απευθείας στο παράθυρο διαλόγου, οι αλλαγές στη λίστα περιλαμβάνουν την επιστροφή στο παράθυρο διαλόγου και την επεξεργασία της γραμμής πηγής.
Σε αυτό το βήμα θα αλλάξουμε Λεμόνι προς το Κουλουράκι στην αναπτυσσόμενη λίστα, αλλάζοντας τα δεδομένα στο κελί A2 της περιοχής που ονομάζεται στο data-source.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ.
Εκπαιδευτικά βήματα
- Κάντε κλικ στο κελί A2 στο data-source.xlsx (Lemon) για να γίνει το ενεργό κύτταρο
- Τύπος Κουλουράκι στο κελί A2 και πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο
- Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για την αναπτυσσόμενη λίστα στο κελί C1 της drop-down-list.xlsx για να ανοίξετε τη λίστα
- Το στοιχείο 2 της λίστας θα πρέπει να διαβαστεί τώρα Κουλουράκι αντί Λεμόνι
Επιλογές για την προστασία της λίστας μείωσης
Επιλογές για την προστασία της λίστας μείωσης
Δεδομένου ότι τα δεδομένα μας βρίσκονται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας από την αναπτυσσόμενη λίστα, οι διαθέσιμες επιλογές για την προστασία των δεδομένων της λίστας περιλαμβάνουν:
- Προστατέψτε το φύλλο εργασίας που περιλαμβάνει το κλείδωμα κυττάρων Α1 έως Α4 στο φύλλο 2
- Απαιτείται ένας κωδικός πρόσβασης για την τροποποίηση του βιβλίου εργασίας
- Έχοντας ανοίξει το βιβλίο εργασίας ως Μόνο για ανάγνωση
