Είναι ένα όμορφο καλοκαίρι το βράδυ της Παρασκευής, και είστε τοποθετημένοι για μια πρώιμη απόδραση από το γραφείο. Στη συνέχεια, ελέγχετε τα εισερχόμενά σας και περιστρέφετε. Ίσως ορκίζομαι. Εκεί υπάρχει - ο τίτλος του μηνύματος με κόκκινο χρώμα, με το θαυμαστικό να το χαρακτηρίζει επείγον. Το όνειρό σας για μια ηλιόλουστη ευτυχισμένη ώρα της Παρασκευής στην παραλία λιώνει καθώς διαβάζετε το αίτημα που χρειάζεται μέχρι τις 4 μ.μ. σήμερα.
Είμαστε όλοι εκεί. Η τρομακτική φρασεολογία τρυπανιών-γραφείων για την απρόβλεπτη, απρόσμενη, εισβολή υψηλής ενέργειας στην ήσυχη σας Παρασκευή. Γιατί να το αντιμετωπίσουμε, τα γυμνάσια δεν συμβαίνουν ποτέ σε καλό χρονικό διάστημα, σωστά;
Αυτές οι επείγουσες καταστάσεις δεν τρώνε μόνο στα σχέδιά σας να φύγετε νωρίς το απόγευμα της Παρασκευής, αλλά συχνά παραβιάζουν και το υπόλοιπο της λίστας των υποχρεώσεών σας σε τεμάχια. Ξαφνικά, έχετε περάσει όλη την ημέρα σε ένα τρυπάνι πυρκαγιάς, ενώ οι υπόλοιπες ευθύνες σας έπεσαν από το δρόμο. Πώς το κρατάτε μαζί και παραμένετε σε τροχιά όταν οι βόμβες πέφτουν στην παραγωγικότητα σας;
Όπου κι αν εργάζεστε, αυτές οι καταστάσεις έκτακτης ανάγκης αναμφισβήτητα θα αποτελέσουν μέρος της επαγγελματικής ζωής. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να τις προσεγγίσετε με μια νέα προοπτική, ώστε να μπορείτε να τις περάσετε αποτελεσματικότερα και να ανακάμψετε πιο γρήγορα - και ιδανικά, να τις αποφύγετε στο μέλλον.
Διευκρινίστε την εκχώρηση
Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να σκίσετε μέσα από μια ανάληψη πυρκαγιάς και στη συνέχεια να σας πει, "Αυτό δεν είναι ακριβώς αυτό που ήθελα."
Όταν κινείστε γρήγορα, συχνά ξεχνάτε να ρωτάτε τις ερωτήσεις που θα δώσουν μια σαφή πρόθεση για αυτό που πρέπει να παραδώσετε. Και όταν ο διευθυντής σας είναι πανικός, αυτός ή αυτή μπορεί επίσης να μην είναι 100% σαφής. Το να ζητάς καλές ερωτήσεις - όπως οι παρακάτω - μπορεί να σώσει και τους δυο σας πολύ χρόνο:
-
Ποιο είναι το πρόβλημα που προσπαθούμε να λύσουμε; Αυτό θα σας βοηθήσει να διευκρινίσετε ποιο θα είναι το τελικό αποτέλεσμα. Προτού να βουτήξετε, θέλετε να είστε βέβαιοι ότι η δουλειά σας πρόκειται να αντιμετωπίσει το πρόβλημα στο χέρι.
-
Ποιο είναι το ακριβές παραδοτέο που πρέπει να παρέχουμε; Αναμένεται να παράγετε διαφάνειες, ένα υπολογιστικό φύλλο, μια αφήγηση ή κάτι άλλο;
-
Τι προκαλεί την ανάγκη να ολοκληρωθεί μέχρι τις 4 μ.μ.; Το αφεντικό σας μπορεί να θέλει να το δει μέχρι τις 4 μ.μ. - παρόλο που δεν είναι απαραίτητο μέχρι τα μέσα της επόμενης εβδομάδας - ώστε να έχει το χρόνο να το ξεπεράσει. Εάν συμβαίνει αυτό, μπορεί να ανοίξει ένα παράθυρο για την επαναδιαπραγμάτευση της χρονογραμμής.
-
Τι άλλες επιλογές έχουμε; Ίσως να έχει γίνει ήδη εργασία που μπορεί να αναπροσαρμοστεί και να ενημερωθεί, αντί να δημιουργήσει κάτι από το μηδέν.
-
Ποιες πρόσθετες πληροφορίες χρειαζόμαστε για να γίνει αυτό; Μόλις λάβετε τα κεφάλια επάνω σε μια επείγουσα αποστολή, σκεφτείτε ποιος άλλος θα χρειαστεί να τραβήξει μέσα, στη συνέχεια, να τους σε κατάσταση αναμονής. Ζητήστε από τη Megan να καταγράψει με κεφαλαία ότι θα χρειαστείτε αριθμούς ή καλέστε την Dorinda στην υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών, για να την ενημερώσετε ότι πρέπει να αρπάξει τα τελευταία στοιχεία της έρευνας.
- Ποιο είναι το κόστος ευκαιρίας για τη μετακίνηση όλων σε αυτό το τρυπάνι πυρκαγιάς; Αφήστε κάποιον να ξέρει τι θα πέσει από το πιάτο σας σήμερα λόγω αυτής της εξέλιξης. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε αν η άσκηση πυρκαγιάς θα πρέπει να είναι πραγματικά η προτεραιότητά σας, ή αν ένα άλλο από τα έργα σας πρέπει να κρατά την προσοχή σας.
Ανανεώστε τη χρονολογική σειρά
Κάποτε δούλευα για έναν διευθυντή ο οποίος ήταν αποφασισμένος να παραδώσει υπερβολικά στελέχη. Εάν είχε τρεις μέρες για να γυρίσει κάτι, εκείνη ζητούσε να αφήσουμε τα πάντα και να τα κάνουμε σε λίγες ώρες. Παρόλο που η γρήγορη ανάκαμψη απλώς έχει ως στόχο να εντυπωσιάσει τα υψηλότερα, δυστυχώς σημαίνει ασκήσεις φωτιάς για όλους τους άλλους.
Εάν αισθανθείτε ότι αυτό συμβαίνει, έχετε μια συνομιλία με το αφεντικό σας. Δείτε αν μπορείτε να επαναδιαπραγματευτείτε τη χρονολογική σειρά, έτσι ώστε να μην είναι πλήρης κατακρήμνιση της παραγωγικότητας, αλλά ακόμα να γίνει με τρόπο που να τον κάνει να μοιάζει σαν ροκ σταρ. Εάν μπορείτε να αγοράσετε τον εαυτό σας ακόμη και για επιπλέον 24 ώρες, κάνει το τρυπάνι πιο ανεκτό, ενώ παράλληλα σας δίνει χρόνο να παρακολουθήσετε την αρχικά προγραμματισμένη εργασία σας.
Μην πυροβολείτε για την τελειότητα εάν το κάνετε "First Pass"
Στην αρχή της καριέρας μου, τα τρυπάνια πυρκαγιάς ήταν δολοφόνος επειδή έχω εμμονή στο έργο για να είμαι απολύτως τέλειος. Στη συνέχεια - αφού πέρασα μερικούς γύρους να το ξανακάνσω - συνειδητοποίησα ότι οι ασκήσεις φωτιάς συχνά απαιτούν μόνο ένα "πρώτο πέρασμα" ή ένα τραχύ αρχικό σχέδιο.
Πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε σε ένα τρυπάνι πυρκαγιάς, ελέγξτε για να δείτε πού θα ολοκληρωθεί η εργασία όταν τελειώσετε με αυτό. Εάν δεν είναι για ένα εκτελεστικό ή πελάτη (ακόμα), μην εμμονή σε αυτό προσπαθώντας να το κάνει τέλειο. Οι ασκήσεις πυρκαγιάς επιτρέπουν συχνά μια πρώτη διέλευση σε κάτι που μπορεί να αναθεωρηθεί και να τελειοποιηθεί αργότερα.
Ανάκτηση Γρήγορα
Οι ασκήσεις πυρκαγιάς μπορούν να σας εκτοξεύσουν από αυτό που δουλεύατε, ακόμα και μετά την ολοκλήρωση της αντιμετώπισης της κατάστασης έκτακτης ανάγκης. Για να επιστρέψετε γρήγορα στην πορεία σας, κρατήστε πάντα μια λίστα ορατών και σε πραγματικό χρόνο για να κάνετε. Ανάλογα με τον τρόπο που εργάζεστε καλύτερα και το είδος του tablet ή του smartphone που χρησιμοποιείτε, ελέγξτε τις εφαρμογές όπως το todoist, το Google Keep, Any.do, Wunderlist ή HabitRPG για να παρακολουθείτε τις εξαιρετικές σας εργασίες.
Καθώς ασχολείστε με τρυπάνια πυρκαγιάς, μετακινήστε αντικείμενα προς τα επάνω ή προς τα κάτω στη λίστα σας, ανάλογα με το τι έχετε ακόμη χρόνο να ολοκληρώσετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να αισθανθείτε παραγωγικοί παρά το γεγονός ότι χάνετε λίγο χρόνο.
Είναι επίσης χρήσιμο να έχετε ένα ζευγάρι δοκιμασμένο και αληθινό hacky παραγωγικότητας στην πίσω τσέπη σας για να σας βοηθήσουμε να πάρετε την ορμή σας πίσω γρήγορα. Για παράδειγμα, ίσως χρησιμοποιείτε τη μέθοδο Pomodoro για να ορίσετε ένα χρονοδιακόπτη για 25 λεπτά, και στη συνέχεια να διανείμετε όλες τις (ουσιαστικές) σας εργασίες που σχετίζονται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στη συνέχεια κάνετε το ίδιο για τις τηλεφωνικές κλήσεις, τότε το ίδιο για να προετοιμαστείτε για τις συναντήσεις που έχετε την επόμενη εβδομάδα. Με τη συλλογή και το όργωμα με παρόμοια καθήκοντα, θα ανακτήσετε την αίσθηση του να γίνουν πράγματα παρά τα τρυπάνια πυρκαγιάς.
Διεξαγωγή αναθεώρησης μετά από δράση
Μετά την εκκαθάριση του εικονιστικού καπνού, ενώ η μνήμη όλων είναι φρέσκια, συζητήστε με την ομάδα σας για το τι συνέβη και γιατί. Η ομάδα έχει μια τυφλή θέση; Ήταν φτωχός σχεδιασμός που μετατράπηκε σε έκτακτη ανάγκη όλων; Ήταν κάτι που θα μπορούσε να αποφευχθεί;
Για να αποφύγετε τις ασκήσεις πυρκαγιάς στο μέλλον, η ομάδα σας πρέπει να πάρει πραγματική εικόνα για το τι συνέβη και να καταλάβει τι μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε να συμβεί στο μέλλον.
Έχετε μια συνομιλία με το αφεντικό σας
Εάν υπάρχει ένα συνεπές σχέδιο ασκήσεων φωτιάς στο γραφείο σας, ήρθε η ώρα για μια συνομιλία διαφορετικού είδους. Σκεφθείτε να ενθαρρύνετε τον προϊστάμενό σας να εξετάσει το σχέδιο και να δούμε τι μπορεί να κάνει για να μειώσει τη συχνότητα.
Να είστε πραγματικοί και άμεσοι: "Carmen, τις τελευταίες τρεις εβδομάδες είχαμε επτά ασκήσεις πυρκαγιάς που έσυραν την ομάδα από τις βασικές προτεραιότητες. Ως αποτέλεσμα, τα παραδοτέα μας για το έργο ABC έχουν υποχωρήσει και αυτό δεν φαίνεται καλό για εμάς ή για εσάς. Τι μπορούμε να κάνουμε για να μειώσουμε αυτήν την εξάρτηση από τις περιστάσεις έκτακτης ανάγκης και να οικοδομήσουμε μερικές από αυτές τις εργασίες στο τακτικό σχέδιό μας; "
Επισημαίνοντας τη συχνότητα και το κόστος αυτών των ασκήσεων, ίσως μπορέσετε να δημιουργήσετε ένα νέο επίπεδο συνειδητοποίησης. Και έχοντας μια στρατηγική ανάκαμψης, δεν θα νιώσετε σαν να περάσατε όλη την ημέρα να τονίζετε για αυτό που δεν κάνατε.
