Έχετε καθίσει ποτέ σε μια συνάντηση και ακούσατε ενώ η συζήτηση περνούσε γύρω και γύρω στους κύκλους; Είναι μια απογοητευτική εμπειρία - και αυτή που οδηγεί μερικές φορές στο εσφαλμένο συμπέρασμα ότι η συζήτηση αποτελεί εμπόδιο στη δράση. Η συζήτηση είναι πραγματικά πολύ σημαντική για την καλή λήψη αποφάσεων σε οργανισμούς, αλλά πρέπει να το κάνετε σωστά.
Εδώ γιατί οι συζητήσεις "κολλάνε" -και τι μπορείτε να κάνετε γι 'αυτό.
Τι συμβαίνει πραγματικά εδώ;
Οι συνομιλίες πηγαίνουν συχνά σε κύκλους όταν όλοι υποστηρίζουν τη δική τους γνώμη. Το πιάσιμο? Τις περισσότερες φορές, οι άνθρωποι δεν ξέρουν τι είναι διαφωνούν! Υπάρχει συνήθως μια παρεξήγηση κάπου, αλλά όλοι έχουν υποθέσει ότι η παρανόηση είναι στην πραγματικότητα μια διαφορά απόψεων. Το κλειδί λοιπόν, είναι να βρούμε την παρεξήγηση και να φέρουμε όλους στην ίδια σελίδα.
Για να γίνει αυτό, πρέπει να καταλάβετε λίγο πώς λειτουργεί το μυαλό μας. Οι εγκέφαλοί μας παίρνουν ουδέτερα γεγονότα και, μέσα από μια υποσυνείδητη, ελαφριά διαδικασία, τους δίνουν νόημα και διαμορφώνουν τις πεποιθήσεις τους. Αυτές οι πεποιθήσεις είναι συνήθως όσες προέρχονται από το στόμα μας όταν συζητάμε τα πραγματικά περιστατικά.
Ας βαδίσουμε πίσω στην αρχή: Κάθε μέρα βομβαρδίζουμε με πληροφορίες, μύθους, μυρωδιές, λέξεις, χρώματα και πολλά άλλα γύρω μας και επιλέγουμε ασυνείδητα και να επιλέξουμε τι να πάρουμε, φιλτράροντας όλα όσα να βρουν ασήμαντο. Αυτό είναι το πρώτο βήμα του ψυχολόγου Chris Argyris που ονομάζεται "Ladder of Inference".
Ευγενική προσφορά του Peter Senge, "Η πέμπτη πειθαρχία"
Αφού επιλέγουμε τα δεδομένα μας, δίνουμε την έννοια που υπαγορεύει η προσωπική εμπειρία και η κουλτούρα μας, συνάγουμε συμπεράσματα και γίνεται μια «πίστη». Αυτό είναι το στάδιο της κλίμακας που όλοι μας κολλάμε από καιρό σε καιρό - και αυτό είναι η σκηνή που όλοι βρίσκονται σε μια συζήτηση που πηγαίνει σε κύκλους.
Τι μπορείτε να κάνετε για αυτό;
Είναι όλα καλά και καλά να κατανοήσουμε αυτό το φαινόμενο, αλλά αυξάνοντας το χέρι σας σε μια συνάντηση και ζητώντας από όλους να περπατήσουν πίσω στη σκαλοπάτι των συμπερασμάτων τους, πιθανότατα δεν θα είναι πολύ χρήσιμη. Έτσι, πώς μπορείτε να μετακινήσετε αποτελεσματικά τη συζήτηση προς τα εμπρός;
Σύμφωνα με τον Dr. Ray Luechtefeld, PhD, οργανωτικό σύμβουλο και καθηγητή διοίκησης στο Πανεπιστήμιο του Κεντρικού Μισσούρι, ζητάτε από τους ανθρώπους να εξηγήσουν τη συλλογιστική τους - μερικές φορές κάτω από τον ορισμό μιας λέξης που χρησιμοποιούν.
Για να το δείξει αυτό, λέει μια αληθινή ιστορία για δύο από τους μαθητές του που ήταν σε σύγκρουση μεταξύ τους, "Joe" και "Sally." Sally έδωσε Joe κακή αξιολόγηση στην τάξη, έτσι Luechtefeld κάθισε και με τους δύο και ζήτησε Sally Γιατί βαθμολόγησε τον Joe άσχημα. "Δεν εφαρμόζουμε αυτό που μαθαίνουμε στην τάξη", απάντησε. Ο Τζο επέμεινε ότι πράγματι εφάρμοζε αυτό που μαθαίνει στην τάξη. "Εννοούσε ότι έκανε συνδέσεις στην επιχείρηση του πατέρα του", δήλωσε ο Luechtefeld. Αλλά η Sally σήμαινε ότι δεν την εφαρμόζει εκεί στην τάξη. "Η« εφαρμογή »σήμαινε διαφορετικά πράγματα σε καθέναν από αυτούς», έλεγε ο Luechtefeld - και όλα αυτά διότι τους προκάλεσε να περιγράψουν τις διαφορές τους αντί να συνεχίσουν να κακοποιούν άκαρμα.
Με άλλα λόγια, ο Λιούτεφελντ ξέρει ότι η δύναμη έγκειται στην ανάδειξη των αληθινών διαφορών - των σιωπηρών υποθέσεων ή των συμπερασμάτων που κάθε πλευρά αντλεί. "Πρέπει να φτάσετε σε κάτι που όλοι μπορούν να παρατηρήσουν και να συμφωνήσουν. Επιστρέφετε στα άμεσα παρατηρήσιμα δεδομένα ", λέει. Και αυτή είναι η απάντηση: Το κλειδί για να παρέμβετε σαν επαγγελματίας και να επαναφέρετε τη συζήτηση είναι να κάνετε ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα που χρησιμοποιούν οι συνάδελφοί σας για να καταλήξουν στα συμπεράσματά τους.
Για ένα άλλο παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η ομάδα σας έχει επιφορτιστεί με την αναφορά μιας σειράς λειτουργικών μετρήσεων στον CEO και είστε σε μια συνεδρίαση που συζητά πώς να συγκεντρώσετε τα απαραίτητα δεδομένα από άλλα τμήματα. Ο συνάδελφός σας, Steve, λέει: "Πρέπει να πούμε στους διευθυντές όλων των τμημάτων ότι χρειαζόμαστε αυτά τα στοιχεία από αυτά για τον CEO".
Ένας άλλος συνάδελφος, Valerie, λέει, "Έχουμε δοκιμάσει αυτό πριν, οι διευθυντές δεν ανταποκρίνονται ποτέ."
"Δεν το δοκιμάσαμε πριν - δεν ξέρετε τι πρόκειται να κάνουν!" Λέει ο Steve.
Η Valerie απαντά "Ναι έχουμε! Το δοκιμάσαμε με ένα έργο που κάναμε την περασμένη άνοιξη. Ποτέ δεν ακούσαμε τίποτα πίσω. Πρέπει να βρούμε έναν διαφορετικό τρόπο για να λάβουμε τους αριθμούς που χρειαζόμαστε. "
Αυτό συνεχίζεται για αρκετά λεπτά.
Αυτό είναι όταν μπαίνετε μέσα και λέτε, "Steve, δεν είμαι βέβαιος ότι ξέρω τι είναι ακριβώς αυτό που προτείνετε. Μπορείτε να μου πείτε πώς πρέπει να πάμε για να πάρουμε τα δεδομένα; "
Ο Steve εξηγεί ότι θέλει να συναντήσει πρόσωπο με πρόσωπο με κάθε διευθυντή για να περιγράψει ποια δεδομένα χρειάζονται. Βλέπετε μια φασαρία για το πρόσωπο της Valerie. Λέτε "Valerie, καταλαβαίνω ότι έχετε δυσκολία στη συλλογή δεδομένων από άλλα τμήματα στο παρελθόν. Πώς το κάνατε πριν; "
Valerie αναστενάζει, "Λοιπόν, στο παρελθόν ποτέ δεν συναντήσαμε πρόσωπο με πρόσωπο με τους διαχειριστές. Στείλαμε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τους ζητήσαμε τα δεδομένα. "
"Δεν προτείνω καθόλου, " λέει ο Steve, "θέλω να συναντηθώ μαζί τους και να εξηγήσω τι χρειαζόμαστε".
Voilà! Η Valerie αντιδρούσε σε κάτι διαφορετικό από αυτό που πρότεινε ο Steve, αλλά και οι δύο υποθέτουν ότι συζητούν το ίδιο πράγμα. Ενεργώντας και ζητώντας από κάθε άτομο να είναι πιο συγκεκριμένο, καταφέρατε να βρείτε την πραγματική αποσύνδεση και να επαναφέρετε τη συνομιλία.
Η "αποσύνδεση" δεν θα εμφανίζεται πάντα μετά από μία μόνο ερώτηση, οπότε συνεχίστε να ζητάτε διευκρινίσεις. Ακούστε προσεκτικά τις απαντήσεις, ρωτήστε περισσότερες ερωτήσεις και επαναλάβετε όπως είναι απαραίτητο. Πιστέψτε με, από έξω φαίνεται ότι είστε ο σοφότερος άνθρωπος στην αίθουσα, αλλά είναι μόνο ένα κομμάτι της ψυχαναγκαστικής ομάδας!
Θέλετε να κάνετε ακόμη πιο θετικό αντίκτυπο; Θυμηθείτε αυτή τη διαδικασία πριν τελειώσει η συνομιλία. Όταν δηλώνετε τα δεδομένα ή τη γνώμη σας, να είστε όσο το δυνατόν σαφέστεροι σχετικά με τα συμπεράσματα που αντλείτε. Να γνωρίζετε τις υποθέσεις σας και να τις αποκαλύπτετε όπου χρειάζεται. Ο καθηγητής του Luechtefeld στο μεταπτυχιακό σχολείο, Diana McLain Smith, δήλωσε ότι εάν μια συζήτηση πηγαίνει σε κύκλους, σημαίνει ότι όλοι στέκονται στην κορυφή της κλίμακας τους για να συμπεραίνουν, φωνάζοντας ο ένας στον άλλο. Τώρα, ξέρετε πώς να τους βοηθήσετε.
