Εάν έχετε οδηγήσει ποτέ μια συνάντηση, πιθανότατα έχετε δοκιμάσει επίσης να προσπαθήσετε να τραβήξετε πίσω μια συνεδρία που έχει πάρει γρήγορα μια στροφή για το χαοτικό.
Ίσως να έχετε να μιλήσετε με ένα επιπλέον ομιλητικό μάτσο - ή ότι ένα άτομο που φαίνεται να έχει την προσοχή ενός τετραετούς. Ίσως ο καθένας να έχει μια μεγάλη ιδέα να μοιραστεί - ή ίσως το βασιλικό μωρό τελικά κατονομάστηκε, και είναι όλος ο καθένας μπορεί να μιλήσει για.
Οποιοσδήποτε και να είναι ο λόγος, οι συναντήσεις μπορούν, και να κάνουν, να ξεφύγουν από τον έλεγχο. Αλλά αν είστε υπεύθυνος για τη συγκέντρωση, θέλετε να φαίνετε πάνω στα πράγματα και να αποφύγετε να χάσετε το χρόνο όλων με αναποτελεσματικές συναντήσεις.
Η διατήρηση της ομάδας σε τροχιά μπορεί να είναι ευκολότερη από ό, τι έγινε, αλλά με έναν έξυπνο προγραμματισμό και λίγες μέρες στρατηγικής, θα είστε στο δρόμο σας προς πιο επικεντρωμένες συναντήσεις ομάδας.
Ξεκινήστε με ένα σχέδιο
Το πρώτο βήμα για την καθιέρωση του ελέγχου προετοιμάζει μια ατζέντα. Και εννοώ, μια καλή, ντεμοντέ, τυποποιημένη ατζέντα που μπορεί να αποσταλεί στους συμμετέχοντες μπροστά από το χρόνο (και στη συνέχεια να προβληθεί ή να παραδοθεί στη συνάντηση ως φιλική υπενθύμιση). Μπορεί να αισθάνεται πολύ προφανές για να γράψετε τα πάντα κάτω, αλλά εμπιστευθείτε μου, έχοντας κάποιες λεπτομέρειες στο χαρτί, θα σας βοηθήσουν να κρατήσετε εσείς - και όλοι οι άλλοι - εστιασμένοι σε αυτό που πραγματικά είναι η συνάντηση.
Όταν σχεδιάζετε το σχέδιό σας, σκεφτείτε τον τελικό στόχο που επιδιώκετε να πετύχετε στη συνάντηση (π.χ., είναι μια περίοδος brainstorming ή χρειάζεται να ολοκληρώσετε ορισμένα βασικά στοιχεία δράσης;). Στη συνέχεια, εργάζονται προς τα πίσω για να καθορίσουν τι πρέπει να συζητηθεί για την επίτευξη αυτού του στόχου, ποιες ερωτήσεις πρέπει να απαντηθούν και ποιες ευθύνες πρέπει να ανατεθούν. Βεβαιωθείτε ότι κάποιο από αυτά τα χαλαρά άκρα έχουν θέση στην ατζέντα, οπότε όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να περιμένουν πριν φτάσουν.
Εκτός από αυτά τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, σκεφτείτε επίσης τους ανθρώπους που θα παρακολουθήσουν. Πόσοι άνθρωποι θα υπάρξουν; Ξέρουν ο ένας τον άλλον; Ποια είναι η προσωπικότητά τους; Τι τους αποσπούν συνήθως; Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε εάν θα χρειαστεί να χτίσετε επιπλέον χρόνο στην αρχή της περιόδου σύνδεσης. Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε ότι οι συμμετέχοντες στη συνάντησή σας θα θέλουν να ξεκινήσουν προσωπική συζήτηση πριν ξεκινήσετε, προγραμματίστε μερικά λεπτά για να αποκτήσουν όλοι την φωνή τους έξω από τα συστήματά τους προτού φτάσουν στην επιχείρηση.
Διευκόλυνση της εστίασης
Το επόμενο βήμα σας είναι να δημιουργήσετε ένα χώρο συνάντησης που αποθαρρύνει την απόσπαση της προσοχής και τις διακοπές. Ξεκινήστε με το φυσικό χώρο, βεβαιώνοντας ότι το δωμάτιο είναι κλειστό από εξωτερικό θόρυβο και συνομιλίες και χωρίς οπτικές διαταραχές, όπως μια βιντεοκάμερα με βρόχο ή υλικά στο τραπέζι. Και ακριβώς πριν ξεκινήσει η συνάντηση, βάλτε το τηλέφωνό σας μακριά και κλείστε το φορητό υπολογιστή σας - είναι ένα λεπτό σημάδι σε άλλους ότι πρέπει να κάνουν το ίδιο.
Στη συνέχεια, ορίστε το στάδιο για την παραγωγικότητα. Βεβαιωθείτε ότι η ατζέντα είναι διαθέσιμη - είτε διαθέτοντας εκτυπωμένα αντίγραφα είτε τραβώντας την προς τα πάνω στην οθόνη - και βεβαιωθείτε ότι έχετε επαναλάβει τους στόχους της συνάντησης ενώ είστε φιλόξενοι όλοι (π.χ. "Είμαστε εδώ για να οριστικοποιήσουμε τις λεπτομέρειες για την εκδήλωση συγκέντρωσης χρημάτων. "). Επίσης, φροντίστε να υπενθυμίζετε στους ανθρώπους πότε θα έπρεπε η σύσκεψη να ανασυγκροτηθεί. Απλώς λέγοντας, "Ξέρω ότι όλοι έχουμε πολλά να κάνουμε, οπότε ας προσπαθήσουμε να το κρατήσουμε κάτω από 30 λεπτά", θα υπενθυμίσουμε στους ανθρώπους ότι θέλετε μια αποτελεσματική συνάντηση ακριβώς όπως κάνουν.
Σχετικά με ένα λογοτεχνικό σημείωμα, εάν έχετε επιπλέον υλικό συσκέψεων, τα περάστε έξω καθώς πηγαίνετε και όχι στην αρχή της συνεδρίασης. Έχω ακούσει άλλοι να προτείνουν ότι η προσέγγιση αυτή αποσπά την προσοχή, αλλά έμαθα ότι η πλειοψηφία των ανθρώπων θα διαβάσει μπροστά και θα εκτροχιάσει συναντήσεις αν έχουν την ευκαιρία να δουν τι έρχεται.
Φέρνοντας την Ομάδα Επιστροφή
Μια σαφής ατζέντα και ένας καθαρός χώρος συνάντησης διανύουν μεγάλο χρονικό διάστημα για να διατηρήσετε τα πράγματα σε καλό δρόμο, αλλά δεν έχει σημασία πόσο προσεκτικά σχεδιάζετε τη συνάντησή σας. Εκεί πηγάζει η τέχνη της μετάβασης. Πριν πάτε σε μια συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι είστε οπλισμένοι με μερικούς ευγενικούς, αλλά αποτελεσματικούς, τρόπους για να ανακατευθύνετε τη συζήτηση εκεί που θέλετε. Εδώ είναι μερικά από τα αγαπημένα μου:
Τύλιξέ το
Ακριβώς όπως ένα καλό δοκίμιο (ναι, όλοι θυμόμαστε αυτά), θα πρέπει να ολοκληρώσετε τη συνάντησή σας με μια σύντομη περίληψη. Σαφώς δηλώστε τι έχει επιτευχθεί και οποιεσδήποτε επακόλουθες ενέργειες, επόμενα βήματα ή ευθύνες. Αυτό δεν χρειάζεται να είναι λεπτομερές - στην πραγματικότητα, δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερο από ένα λεπτό ή δύο - αλλά βοηθά να βάλεις ένα τόξο στη συνάντησή σου για να πεις κάτι σαν: "Ευχαριστώ όλους. Έχουμε σημειώσει μεγάλη πρόοδο στην οριστικοποίηση της εφοδιαστικής των εκδηλώσεων. Η Emily θα επικοινωνήσει με τον συντονιστή της εκδήλωσης με αυτές τις λεπτομέρειες και θα στείλω μια λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον τελικό to-dos του καθενός. "
Ας το παραδεχτούμε, όταν βάζετε ένα σωρό άτομα σε ένα μικρό δωμάτιο, μπορεί να είναι δύσκολο να καθιερωθεί και να διατηρηθεί ο έλεγχος. Πηγαίνοντας στην επόμενη συνάντησή σας με ένα σχέδιο, μια ημερήσια διάταξη και μερικές βασικές γραμμές για να επιστρέψετε όλοι σε τροχιά μπορεί να κάνει όλη τη διαφορά.
Πες μας! Πώς ελέγχετε τις συναντήσεις σας;
