Δυστυχώς, οι λίστες υποχρεώσεων σας δεν θα είναι μηδενικές μέχρι την ημέρα που θα πεθάνετε. Έτσι, αν σκεφτήκατε ότι θα φτάσετε μόνο στην παραγωγικότητα nirvana όταν οι λίστες σας είναι άδειες και το ημερολόγιό σας είναι ένας ανοικτός καμβάς, καλά, αυτό δεν είναι πιθανό να συμβεί-τουλάχιστον όσο έχετε μια δουλειά, μια οικογένεια, φίλους, και μια ζωή για να διαχειριστεί.
Εάν είστε σαν τους περισσότερους ανθρώπους, έχετε αρκετά ογκώδεις καταλόγους πράξεων που πρέπει να κάνετε, μαζί με μια σχεδόν σταθερή πλημμύρα νέων to-dos και μια συντριπτική αίσθηση ότι όλα πρέπει να γίνουν τώρα .
Πολλοί άνθρωποι προσπαθούν να αντιμετωπίσουν το βουνό τους με προσωπικά καθήκοντα ταξινομούμενοι κατά προτεραιότητα και ξεκινώντας από την κορυφή. Φαίνεται λογικό - αλλά το πήραν πραγματικά πίσω. Στην πραγματικότητα, προτού σκεφτείτε τις προτεραιότητες, υπάρχουν τρεις παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη, διότι ο καθένας περιορίζει πραγματικά τις επιλογές σας για το τι πρέπει να κάνετε (και μάλιστα μπορεί) να κάνετε στη συνέχεια.
Έτσι, εάν αισθάνεστε συγκλονισμένοι και δεν είστε σίγουροι από πού να αρχίσετε να ορίζετε τις λίστες "κορυφαίας προτεραιότητας" στην άκρη, εξετάστε αυτούς τους τρεις παράγοντες και χρησιμοποιήστε τις για να βοηθήσετε να ταξινομήσετε την περίσσεια επιλογών σας σε ένα πιο εύχρηστο σύνολο επιλογές.
Περιορισμός # 1: Πλαίσιο
Αν δεν είστε στο σωστό μέρος, δεν έχετε το σωστό εργαλείο ή δεν είστε μπροστά από το σωστό άτομο που απαιτείται να προβεί σε κάποια ενέργεια, δεν μπορείτε να κάνετε αυτή τη δράση. Σκεφτείτε το - ήταν ποτέ στη δουλειά, σε μια συνάντηση, και ξαφνικά θυμηθείτε ότι πρέπει να αγοράσετε σαμπουάν; Εάν δεν αποχωρήσετε από αυτή τη συνάντηση, δεν θα γίνει "αγορά σαμπουάν" εκείνη τη στιγμή. Ανήκει σε μια λίστα που ονομάζεται "Errands" για όταν είστε έξω και περίπου. (Εκτός αν είστε σαν ο σύζυγός μου που σκέφτεται ότι η ζωή του σαμπουάν μπορεί να επεκταθεί αιώνια τρατώντας νερό μέσα σε αυτό και αραίωση του όταν είναι σχεδόν άδειο).
Το πλαίσιο θα είναι πάντα ο πρώτος σας περιορισμός. Μπορείτε σίγουρα να αλλάξετε το περιβάλλον σας, να φτάσετε στο σωστό μέρος, το εργαλείο ή το άτομο για να πάρετε τη δράση που μόλις ήρθε στο νου. Αλλά αν δεν το κάνετε, οι επιλογές σας περιορίζονται πρώτα από αυτό τον παράγοντα.
Η μέθοδος Getting Things Done του David Allen υποδηλώνει ότι ταξινομείτε κυρίως τη λίστα των υποχρεώσεων σας με βάση το περιβάλλον, όπως @Computer, @Home, @Errands. Αυτό εξοικονομεί χρόνο, αποτρέποντάς σας από το να τρέχετε με επιλογές που δεν μπορείτε να κάνετε - γιατί δεν βρίσκεστε στο σωστό πλαίσιο.
Περιορισμός # 2: Διαθέσιμος χρόνος
Ο δεύτερος παράγοντας που μπαίνει στο παιχνίδι είναι ο χρόνος που έχετε. Εάν έχετε ένα μεγάλο έργο για να εργαστείτε, αλλά πρέπει να αναπηδήσετε στην επόμενη συνάντησή σας ή να παραλάβετε τα παιδιά σας σε 10 λεπτά, πιθανώς δεν είναι καλή χρήση της προσπάθειάς σας να το ξεκινήσετε. Θα μπορούσε να σας πάρει τόσο πολύ και μόνο για να μπείτε στο ρυθμό του πριν να πρέπει να ξεκλειδώσετε.
Έτσι, όταν ο χρόνος είναι ένας παράγοντας, αναζητήστε επιλογές που ταιριάζουν με τον διαθέσιμο χρόνο σας. Ίσως σε αυτά τα 10 λεπτά, το καλύτερο πράγμα δεν είναι για σας να πάτε να ελέγξετε τα εισερχόμενά σας και να διαβάσετε στη μέση μια δέσμη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα πρέπει να ξαναδιαβάσετε ούτως ή άλλως. Ίσως αντ 'αυτού, θα ωφεληθείτε περισσότερο από το να βγείτε έξω και να αναπνεύσετε λίγο φρέσκο αέρα, ή κάνοντας αυτή την γρήγορη κλήση από όπου ξέρετε ότι θα πάρετε το τηλεφωνητή κάποιου.
Περιορισμός # 3: Πόροι
Ο τρίτος παράγοντας που πρέπει να εξετάσετε είναι η ενέργεια σας. Δεν ξέρω για σας, αλλά το απόγευμα της Παρασκευής μετά από μια μακρά, πολυάσχολη εβδομάδα εργασίας δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να βουτήξετε σε οτιδήποτε θα πάρει πολύ πνευματικό εύρος ζώνης. Αντ 'αυτού, κάνω επιλογές που ταιριάζουν με την ψυχική και σωματική μου ενέργεια. Για να μην πω ότι δεν έχω καιρούς να χρειαστώ να '' σηκωθώ '' και να έρχομαι εκεί ούτως ή άλλως, αλλά μου αρέσει να είμαι συνειδητός για το τι επιλέγω και να ταιριάξω αυτό όταν σκέφτομαι ότι θα φέρω τον καλύτερό μου εαυτό, όποτε Εγώ μπορώ.
Τράβηγμα στις προτεραιότητες
Είπαμε στην αρχή να αφήσουμε κατά μέρος την "προτεραιότητα" - αλλά τώρα, εδώ θα επιστρέψει. Ενώ το πλαίσιο, η χρονική διαθεσιμότητα και οι πόροι θα περιορίσουν τις επιλογές σας για το ποια to-dos θα πρέπει να αντιμετωπίσετε στη συνέχεια, εξακολουθούν να μην είναι συνήθως αρκετά για να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε ποια θα σας φέρει τη μεγαλύτερη αξία. Αυτό είναι όπου προτεραιότητα λάμπει-γίνεται στρατηγική σας.
Εάν σκέφτεστε ότι για να αποφασίσετε με βάση προτεραιότητα σημαίνει ότι πρέπει να έχετε τη ζωή και τη δουλειά σας "όλοι καταλάβαιναν, " θα σας διευκολύνω. Απλά πρέπει να ξέρετε τι έχετε δεσμευτεί - εντελώς. Αρχικά, καταγράψτε όλα όσα έχετε συνάψει, θα μπορούσατε, ή θα έπρεπε, προσωπικά και επαγγελματικά, ώστε να εμπιστεύεστε ότι αποφασίζετε κατά της πλήρους απογραφής όσων έχετε δεσμευτεί.
Στη συνέχεια, ρωτήστε αυτά τα δύο απλά ερωτήματα προτεραιότητας:
Συχνά, θα συνειδητοποιήσετε ότι τα μισά από τα έργα και τα καθήκοντα που έχετε αναλάβει δεν μπορούν να γίνουν ρεαλιστικά στο χρόνο που έχετε, ούτε υπάρχει αξία να τα αναλάβετε τώρα ή λίγο κίνδυνο να τα αποκλείσετε στο μέλλον. Αυτά τα είδη πηγαίνουν σε μια λίστα "Κάποια μέρα" για μένα. Δεν έχω παραιτηθεί από την ιδέα - λέω απλώς "όχι τώρα".
Δοκιμάστε να ρωτήσετε αυτές τις δύο ερωτήσεις στο επόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ζητάει να κάνετε κάτι. Ή το επόμενο βιβλίο που λέτε στον εαυτό σας πρέπει να διαβάσετε. Ή την επόμενη συνάντηση που σας ζητείται να παρακολουθήσετε. Μπορεί απλώς να σας βοηθήσει να περάσετε τις επιλογές σας με περισσότερη ευκολία στο μυαλό σας, γνωρίζοντας ότι μπορείτε να κάνετε τόσο πολύ και ότι κάνετε τις καλύτερες επιλογές που μπορείτε.
