Συγχαρητήρια! Έχετε φτάσει στο σκληρό μέρος: προσλαμβάνοντας μια νέα άμεση αναφορά για να ενταχθούν στις τάξεις σας. Ας ελπίσουμε ότι θα ξεκινήσουν σύντομα και μπορείτε να προχωρήσετε σε όλους τους συναρπαστικούς στόχους που έχετε θέσει γι 'αυτούς στο νέο ρόλο τους.
Αλλά πριν έρθει η πρώτη μέρα τους, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να κάνετε ο διαχειριστής για να προετοιμαστείτε για να καλωσορίσετε έναν νέο υπάλληλο με ανοιχτές αγκάλες. Μερικοί είναι πιο υλικοτεχνικοί - όπως να υπολογίζουν πού θα κάθονται και τι θα δουλεύουν στην πρώτη τους εβδομάδα - ενώ άλλοι είναι για να εξασφαλίσουν ότι το άτομο αισθάνεται ότι είναι ευπρόσδεκτο, συμπεριλαμβανόμενο και άνετο ερχόμενος σε ένα νέο εργασιακό περιβάλλον. Στην πραγματικότητα, πολλές από αυτές τις συμβουλές προέρχονται από τα πράγματα που κάνουμε εδώ στο The Muse όταν προσλαμβάνονται νέες προσλήψεις στην ομάδα μας.
Εδώ πρέπει να κάνετε την εβδομάδα πριν φτάσουν.
1. Συνδεθείτε μαζί τους στο LinkedIn
Είστε έτοιμοι να συνεργαστείτε στενά, οπότε γιατί να μην τους αφήσετε στο επαγγελματικό σας δίκτυο; Σίγουρα δεν θέλετε να τους ζητήσετε αμήχανα μετά από μερικούς μήνες που κάθεστε δίπλα τους κάθε μέρα.
Επιπλέον, αυτή είναι μια μεγάλη ευκαιρία να τους καλωσορίσω πριν έρθουν ακόμη και στο γραφείο. Όταν ζητάτε να συνδεθείτε, συμπεριλάβετε μια ωραία σημείωση σύμφωνα με τα εξής:
Ή
2. Δημιουργήστε ένα έγγραφο Onboarding
Αυτό είναι ίσως το πιο σημαντικό βήμα που πρέπει να κάνετε κάθε φορά που προσλαμβάνετε κάποιον νέο. Αυτό το έγγραφο θα είναι η σωσίβια σχεδία του ατόμου καθώς θα βρεθεί στο ρόλο του. Θα πρέπει να περιλαμβάνει:
- Οι στόχοι σας για τις πρώτες 30, 60 και 90 ημέρες του ατόμου
- Μια σύνοψη των καθηκόντων που περιμένετε να έχουν ή να αναλάβουν
- Όλα τα σχετικά έγγραφα, συνδέσμους, ημερολόγια ή συνδέσεις που χρειάζονται
- Οποιεσδήποτε συναντήσεις αναμένεται να παρακολουθήσουν τις πρώτες εβδομάδες τους ή τακτικά
- Ονόματα, στοιχεία επικοινωνίας και ιστορικό των μελών της ομάδας και των συναδέλφων με τους οποίους συνεργάζονται
Τελικά, όσο περισσότερο τεκμηριώνετε το καλύτερο, έτσι απαντάτε προληπτικά σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχουν.
Σε πολλές περιπτώσεις, ίσως έχει νόημα να έχουν οι άμεσοι συμπαίκτες του να συνεισφέρουν πληροφορίες σχετικά με τα έργα για τα οποία θα δουλεύουν μαζί ή θα πρέπει να γνωρίζουν. Αυτό δίνει στη νέα σας μίσθωση το lowdown, επιτρέποντας επίσης στις άλλες άμεσες αναφορές σας να εμπλακούν περισσότερο στην εκπαίδευση του νέου συμπαίκτη τους.
Ευτυχώς για εσάς, έχουμε το τέλειο πρότυπο για να μπορέσετε να απολύσετε. Δημιουργήθηκε από τον ιδρυτή και τον πρόεδρό μας Alex Cavoulacos, αυτό είναι το πρότυπο που χρησιμοποιούμε συχνά για να βοηθήσουμε τα νεότερα μέλη της ομάδας μας να βρεθούν.
3. Σημειώστε τις αρχικές σας ερωτήσεις
Το κεφάλι σας πιθανότατα κολυμπά με ιδέες, ερωτήσεις και ευκαιρίες για αυτόν τον νέο υπάλληλο.
Αντί να αφήσετε αυτές τις σκέψεις να ξεφύγουν, ξεκινήστε ένα έγγραφο για να καταγράψετε οτιδήποτε έρχεται στο μυαλό σας. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι δεν θα χρειαστείτε ή θέλετε να τα αντιμετωπίσετε όταν το άτομο αρχίζει πραγματικά, αλλά με τη γραφή σας θα σας κάνει να νιώθετε σίγουροι ότι καλύψατε τα πάντα.
4. Τραβήξτε τους ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τα καλύτερα αφεντικά το κάνουν αυτό! Γιατί; Λοιπόν, όπως επισημαίνει ο συγγραφέας και συντάκτης της Muse, ο Stav Ziv, ο νέος υπάλληλός σας μάλλον απλά πέρασε από ένα εξαντλητικό τμήμα της ειδοποίησης και της μετάβασης από τον τελευταίο ρόλο τους. Και, "ως διαχειριστής που θέλει αυτό το άτομο να χτυπήσει το έδαφος τρέχει, θα πρέπει προφανώς το μίσος για γυαλιστερό νέο υπάλληλό σας για να ξεκινήσετε με ένα αγχωτικό σημείωμα."
Η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού να αρχίσουν να μεταδίδουν το πόσο χαρούμενοι είστε ότι συμμετέχουν στην ομάδα θα τους κάνουν πολύ πιο ενθουσιασμένους για την επόμενη περιπέτεια τους. Μπορεί να καλύψει και κάποια σημαντικά πράγματα. Προφανώς θέλετε να τα υποδεχτείτε στην ομάδα, αλλά μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτή τη σημείωση - εάν το HR δεν έχει ήδη - να απευθύνει την επίσημη ημερομηνία και ώρα άφιξής σας, να συζητήσετε τον εταιρικό κώδικα ή τον πολιτισμό, να ζητήσετε οποιαδήποτε σχετικά έγγραφα, , ή ακόμα και να παράσχουν μια περίληψη του προγράμματος πρώτης ημέρας τους.
Φυσικά, θα πρέπει πάντα να τελειώνετε ενημερώνοντάς τους ότι είστε ευτυχείς να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις που έχουν πριν ξεκινήσουν. Ως κάποιος που βρισκόταν στην άλλη πλευρά, είμαι βέβαιος ότι γνωρίζετε πόσο εκφοβιστικό μπορεί να είναι να ξεκινήσετε μια νέα δουλειά με μηδενικό πλαίσιο. Έτσι, είναι πολύ εύκολο να αισθάνονται άνετα το περπάτημα στην πόρτα εκείνη την πρώτη μέρα.
σχετικά με το τι θα πρέπει να μοιάζει με αυτό το ευπρόσδεκτο email (και χρησιμοποιήστε το εύχρηστο πρότυπο!).
5. Πάρτε το γραφείο τους χώρο σε τάξη
Αυτό μπορεί να απαιτήσει κάποια βοήθεια IT, αλλά βεβαιωθείτε ότι όλα τα τεχνικά είναι τετράγωνα μακριά. Το να κάνετε αυτό τώρα σας εξοικονομεί από το να ξοδέψετε τρεις ώρες την πρώτη μέρα για να μάθετε πώς να μετατρέψετε το φορητό υπολογιστή σας.
Έχουν έναν υπολογιστή έτοιμο για αυτούς, και είναι χρεώνονται και ενημερώνονται; Έχουν ρυθμιστεί κάποιο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Τι γίνεται με τη ρύθμιση του εσωτερικού σας συστήματος συνομιλίας ή άλλων σημαντικών προγραμμάτων στα οποία θα πρέπει να έχουν πρόσβαση;
Ο χώρος γραφείου είναι καθαρός και άδειος; Είστε βέβαιοι ότι έχετε μετακομίσει όλα όσα ανήκουν στον τελευταίο που κάθισε εκεί; Υπάρχει κάποιος άλλος εξοπλισμός - πληκτρολόγιο, ποντίκι, USB, πρόσθετη οθόνη, καλώδιο προέκτασης ή ντουλάπι αρχειοθέτησης - ίσως χρειαστεί να μπορέσετε να το προμηθευτείτε;
Αυτό είναι πιθανότατα η πρώτη στάση του νέου υπαλλήλου σας όταν φτάσει, γι 'αυτό το κάνετε ένα φιλόξενο χώρο. Το ρίξιμο σε κάποιο swag της εταιρείας, το αγαπημένο σνακ ή ακόμα και μια κάρτα που υπογράφεται από την ομάδα δεν πονάει ποτέ!
6. Αποστολή μέσω οποιουδήποτε σχετικού εγγράφου
Αυτά μπορεί να συμπεριληφθούν στο email σας στη νέα μίσθωση, αλλά μπορεί επίσης να έχει νόημα να μοιραστείτε τα έγγραφα που θέλετε να τα εξετάσετε εκ των προτέρων σε ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό θα μπορούσε να είναι το εγχειρίδιο των εργαζομένων της εταιρείας σας και τα πακέτα παροχών ή το έγγραφο επιβίβασης της ομάδας σας.
Ανεξάρτητα, δώστε στο πρόσωπο το πλαίσιο, ώστε να γνωρίζουν γιατί μοιράζεστε αυτά τα έγγραφα, τι σημαίνουν για το ρόλο τους, όταν περιμένετε να τα εξετάσουν και αν πρέπει να προετοιμάσουν οτιδήποτε.
(Ω, και φυσικά, βεβαιωθείτε ότι όλοι αυτοί οι πόροι είναι ενημερωμένοι και ακριβείς πριν το νέο σας μίσθωμα σκάψει σε αυτούς.)
7. Βρείτε ένα γραφείο "Mentor"
Ίσως η επιχείρησή σας να έχει πρόγραμμα φίλων. Στο The Muse, κάθε νέα μίσθωση λαμβάνει ένα "Muse Buddy" από μια άλλη ομάδα που αρπάζει τον καφέ με την πρώτη εβδομάδα για να μιλήσει για την εταιρική μας κουλτούρα και να μιλήσει έξω από το γραφείο.
Αν δεν υπάρχει κάποιο επίσημο σύστημα, σκεφτείτε να συνδυάσετε την επερχόμενη νέα σας μίσθωση με έναν «μέντορα» έξω από την ομάδα σας - θα μπορούσε να είναι κάποιος που δεν μπορεί να εργαστεί με απευθείας ή κάποιον σε ένα εντελώς διαφορετικό τμήμα.
Αυτό βοηθά τη νέα μίσθωση αμέσως να γνωρίσουν άλλους μέσα στην εταιρεία, και τους δίνει επίσης μια άλλη διέξοδο για να θέτουν ερωτήσεις που μπορεί να φοβούνται να αναφερθούν με έναν διευθυντή που ελάχιστα γνωρίζουν. Η κατοχή μιας επαφής τρίτου μέρους μπορεί να διευκολύνει κάποιες από τις ανησυχίες τους και να τους επιτρέψει να είναι πιο ανοιχτοί και περίεργοι για την κουλτούρα και τη ροή εργασίας της εταιρείας σας.
Απλά βεβαιωθείτε ότι όποιος επιλέγετε είναι διαθέσιμος και πρόθυμος να είστε μέντορας - τίποτα δεν είναι χειρότερο από το να συνδέσετε τη νέα σας μίσθωση με κάποιον που αμέσως τα φαντάζει.
8. Αποκλεισμός χρόνου στο δικό σας ημερολόγιο και ρύθμιση οποιωνδήποτε σημαντικών συναντήσεων
Ακριβώς όπως πρέπει να προετοιμάσετε τη νέα σας μίσθωση για να πάρει onboarded, πρέπει επίσης να προετοιμαστείτε για να κάνετε την onboarding.
Η κατάρτιση ενός νέου υπαλλήλου απαιτεί χρόνο-χρόνο συνήθως δαπανώνται για καθημερινές ευθύνες σας. Είναι λοιπόν έξυπνο να ενεργοποιείτε προορατικά τις χρονοθυρίδες, όταν θα συνεργαστείτε στενά με αυτό το άτομο, ώστε να μπορείτε να μετρήσετε πώς θα πετύχετε το υπόλοιπο έργο σας.
Όχι μόνο θα πρέπει να προγραμματίζετε τουλάχιστον μία συνάντηση one-on-one καθημερινά την πρώτη εβδομάδα για να ελέγξετε την πρόοδό τους, αλλά και να κάνετε χρόνο για οποιεσδήποτε συνεδρίες κατάρτισης που θα χρειαστεί να παρακολουθήσουν εκεί που θα συμμετάσχετε.
Κάνοντας αυτό μπορείτε να κάνετε κράτηση για οποιεσδήποτε αίθουσες συνεδριάσεων ή άλλους πόρους που ίσως χρειαστείτε. Εάν είστε επί του σκάφους ενός απομακρυσμένου υπαλλήλου, για παράδειγμα, θα θελήσετε να βεβαιωθείτε ότι η συνομιλία μέσω βίντεο λειτουργεί και έχετε και οι δύο ένα χώρο για να μιλήσετε ιδιωτικά. Εναλλακτικά, αν χρειάζεται να βρεθείτε σε ένα τρίτο μέλος της ομάδας (ή σε πολλά), θα πρέπει να ελέγξετε και να δείτε εάν είναι διαθέσιμα για να καλύψουν εκείνη την ημέρα.
9. Προγραμματίστε ένα ομαδικό μεσημεριανό γεύμα / καφέ / ποτά
Το χτύπημα στο έδαφος είναι προτεραιότητα, αλλά έτσι γίνεται γνωστός ο υπάλληλός σας ως άτομο (με μια ζωή έξω από την εργασία!) - και αφήνοντας την υπόλοιπη ομάδα σας να γνωρίσει και αυτά.
Προγραμματίστε μια εκδρομή (ή δύο) για την ομάδα σας να αρπάξει το μεσημεριανό γεύμα, τον καφέ ή το ποτό μαζί, έτσι ώστε να είναι στο ημερολόγιο όλων πριν από καιρό. Μπορείτε να το κρατήσετε οικείο μόνο με την άμεση ομάδα σας, αλλά εάν είναι μια μικρότερη εταιρεία, μπορείτε να σκεφθείτε να προσκαλέσετε άλλα τμήματα στα οποία εργάζεστε για να συμμετάσχετε επίσης.
Δεν πρόκειται για την επίδειξη του νεώτερου ταλέντου σας, αλλά για την παροχή ευκαιρίας στον νέο υπάλληλό σας να δεσμεύσει τους συναδέλφους του εκτός γραφείου. Και είναι το είδος του αφεντικού που εκτιμά την καμάρα και τη διασκέδαση όσο και τη σκληρή δουλειά. Κρατήστε την ομιλία σε θέματα που δεν σχετίζονται με την εργασία (αλλά το κρατήστε κατάλληλο). Αν χρειάζεστε ξεχωριστούς εκκινητές συνομιλιών, ανατρέξτε σε αυτές τις μεγάλες ερωτήσεις που σας γνωρίζουν.
Όταν ξεκίνησα, ολόκληρη η συντακτική ομάδα πήγε σε ένα ωραίο γεύμα και κάναμε το ίδιο και για άλλα νέα μέλη της ομάδας από τότε. Όχι μόνο ήταν μια απόλαυση για να φιγουράρει στην κάρτα της εταιρείας, αλλά και αμέσως έσπασαν κάθε αμηχανία που ένιωθα ο ένας προς τον άλλον.
Ελέγξτε όλα αυτά τα πράγματα από τον κατάλογό σας και ο νέος υπάλληλός σας θα ξεκινήσει με την καλύτερη δυνατή σημείωση - και έτσι θα το κάνετε!
